ارکان سند رسمی
مقاله ای از دكترسيد محسن پنج تنی
بخش اول: كليات
مبحث اول: آئين ثبت اسناد و تفكيك آن از حقوق اسناد
ازاولين قوانیني كه بعد از انقلاب مشروطه تصويب شد قانون ثبت اسناد در 139 ماده بود لذا مي توان مدعي شد كه عمر حقوق ثبت نوين معادل عمر قانونگذاري در ايران است با اين حال به دلايل مختلف و من جمله فقدان تأليفات متنوع و گسترده، حقوق ثبت رشته اي نوپاست و تقسيم بندي هاي دقيق موضوعات در اين رشته بنحوي كه آموزش و تدوين قواعد مربوط به اين آئين را تسهيل نمايد صورت نپذيرفته است.
اولين تقسيم بندي موضوعات حقوق ثبت كه ضروري به نظر مي رسد تفكيك آئين ثبت اسناد از حقوق اسناد است. در حقوق املاك هم تقسيم و تفكيك آئين ثبت املاك از حقوق املاك و تدوين قواعد و احكام خاص هر قسمت ضروري به نظر مي رسد.
گفتار اول: آئين ثبت اسناد
آئين ثبت اسناد شامل موضوعات و قواعدي مي شود كه بر روند شكل گيري اسناد رسمي حاكميت دارد و پروسه شكل گيري سند رسمي و حقوق و تكاليف مأمور تنظيم كننده سند حقوق و وظايف طرفين يا طرف ذينفع را در هر مرحله از مراحل تنظيم سند رسمي تبيين و ترسيم مي كند.
مواردي همچون:1-احراز موضوع حق. 2-احراز حق. 3-احراز سمت. 4-احراز اهليت و غيره در اين بستر مطرح مي شوند كه بعداً در بخش اركان سند رسمي به آن خواهيم پرداخت. پروسه ثبت سند پس از تكميل و ختم اعتبار امر مختومه پيدا نموده و هرگونه تغيير و دخل و تصرف در آن مستلزم رعايت تشريفات جديد و تنظيم سند اصلاحنامه مطابق مقررات مي باشد. موضوع اين مقاله در بستر آئين ثبت اسناد قرار مي گيرد.
گفتار دوم: حقوق اسناد
پس از صدور سند رسمي آئين ثبت سند رسمي به پايان مي رسدو ابتدا محتويات و مندرجات سند رسمي اعتبار قانوني پيدا مي كند و بلافاصله آثار حقوق سند رسمي و حقوق و تعهدات ناشي از آن آغاز مي شود. آثاري مانند تمليك مبيع، تمليك ثمن، اشتغال ذمه، تحقق زوجيت، انجام طلاق و …. امكان صدور اجرائيه، اثر سند رسمي نسبت به اشخاص ثالث و همه اين موضوعات در بخش حقوق اسناد قابل طرح است.[1]
مبحث دوم: تعريف اركان سند رسمي
بعضي نويسندگان براي سند رسمي دو ركن قائل شده اند كه عبارتست از : 1-حدود صلاحيت مأمورين . 2-تنظيم سند طبق مقررات قانون.[2] اين تقسيم بندي هرچند صحيح بوده و ماده 1288 قانون مدني مبتني مي باشد ولي بسيار كلي و اجمالي است و ماهيت اسناد رسمي را بازتاب نمي دهد.
ماده 190 قانون مدني چهار شرط اساسي را براي صحت معامله ذكر مي نمايد كه عبارتند از :
1-قصد و رضاي طرفين. 2-اهليت طرفين. 3-موضوع معين كه مورد معامله باشد. 4-مشروعيت جهت معامله. موارد چهارگانه فوق را مي توان ركن ماهوي سند رسمي ناميد. اما دو نكته را بايد مورد توجه قرارداد اول اينكه اركان ماهوي سند رسمي محدود به چهار مورد فوق نيست و موارد ديگري نيز بعنوان ركن ماهوي سند رسمي وجود دارد كه به آن خواهيم پرداخت دوم اينكه سند رسمي علاوه بر اركان ماهوي اركان شكلي و يا تشريفاتي مانند ضرورت ثبت سند رسمي در دفتر جاري دارد كه آنها را نيز مورد بررسي قرار خواهيم داد. منظور از اركان Fundaments يا essential element ستونها، پايه ها و اساس و عناصر قوام دهنده يك شيء مي باشند كه بدون وجود آنها شيء دچار نقصان مي شود و در مورد اركان سند رسمي مي توان گفت اركان سند رسمي مواردي اساسي هستند كه براي صحت و اعتبار سند رسمي ضرورت دارند و فقدان آنها صحت واعتبار سند رسمي را مخدوش مي نمايد.
بخش دوم: اركان سند رسمي
مبحث اول: اركان ماهوي سند رسمي
گفتار اول: موضوع حق
موضوع حق چيزي است كه حق بر آن حمل مي شود و از نظر منطقي ثبوت و اثبات موضوع حق برخود حق مقدم است مادامي كه وجود موضوع حق مردد است اسناد و مدارك مثبت حق نيز به تبع ترديد در وجود موضوع مردد خواهد شد. بعنوان مثال هشت جلد سند مالكيت ششدانگ آپارتمان ضرورتاً اثبات كننده حق مالكيت فرد يا افراد بر هشت واحد آپارتمان نيست زيرا ممكن است آپارتمانها تخريب شده باشد و در حال حاضر هيچ آپارتماني وجود نداشته باشد بنابراين اثبات وجود موضوع حق بر وجود حق مقدم است. طبق ماده 61 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب سال 1317 «تنظيم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شركت يا نمايندگي شركت قبل از احراز شخصيت حقوقي آنها ممنوع است.» ماده فوق تأييدي بر ضرورت تقدم منطقي وجود موضوع حق برخود حق است.
طبق تبصره 8 ماده 100 قانون شهرداريها دفاتر اسناد رسمي مكلفند قبل ازانجام معامله قطعي د رمورد ساختمانها گواهي پايان ساختمان و در مورد ساختمانهاي ناتمام گواهي عدم خلاف تا تاريخ انجام معامله را كه توسط شهرداري صادر شده باشد ملاحظه و مراتب را در سند قيد نمايند.
گفتار دوم: احراز حق و اختيار
احراز حق و اختيار يافتن رابطه سلطه معتبر ذهني و دروني يك يا چند شخص بر موضوع حق مي باشد كه پس از اطمينان از وجود موضوع حق اهميت پيدا مي كند احراز حق ركن سند رسمي است زيرا در صورتي كه حقي براي فرد وجود نداشته باشد تنظيم سند رسمي نسبت به موضوع حق براي وي ممكن نيست بعنوان مثال فردي كه بر ملكي مالكيت ندارد نمي تواند آن را انتقال دهد لذا تنظيم سند رسمي انتقال براي او ميسر نيست يا شخصي كه بر محجور ولايت ندارد نمي تواند حضانت يا سرپرستي وي را به ديگري توكيل كند.
بند اول: اموال غيرمنقول
احراز حق در مورد اموال غيرمنقول بشرح زير است.
الف-با توجه به مقررات قانون ثبت خصوصاً ماده 22 احراز حق در خصوص اموال غيرمنقول ثبت شده از طريق ملاحظه سند مالكيت و اطمينان از عدم بازداشت و عدم وجود حقوق عيني براي اشخاص ثالث در آن صورت مي پذيرد.
ب-در مورد املاك غيرمنقول در جريان ثبت از طريق استعلام جريان ثبتي و دقت در متن آن امكان پذير است.
نكته: علاوه بر رعايت موارد الف و ب در مورد اموال خارج از محدوده شهرها باعنايت به قانون مرجع تشخيص اراضي موات و ابطال اسناد آن مصوب 1365 و قانون حفاظت و بهره برداري از جنگلها و مراتع مصوب اصلاحي 1348 و قانون تسهيل تنظيم اسناد رسمي در دفاتر اسناد رسمي مصوب 1385 احراز مالكيت پس از استعلام از اداره جهاد كشاورزي و اطمينان از اينكه مورد استعلام جزء مستثنيات بوده و موات يا جزء اراضي ملي شده نمي باشد بعمل مي آيد.
بند دوم: اموال منقول
قسمت اول: اتومبيل[3]
اتومبيل يكي از مهمترين اموال منقولي است كه انتقال آن به موجب سند رسمي انجام مي شود. احراز مالكيت اتومبيل به استناد اسناد رسمي انتقال اتومبيل و تأييد به اداره راهنمايي و رانندگي انجام مي شود.
نكته 1: در عمل اداره راهنمايي و رانندگي نقش بايگاني و ثبت نقل و انتقالات اتومبيل را انجام مي دهد.
نكته 2: در صورتي كه اداره راهنمايي و رانندگي در گواهي هاي صادره شماره سند رسمي انتقال و دفترخانه مربوطه را درج نمايد احراز حق به نحو اطمينان بخشي انجام خواهد شد.
قسمت دوم: ساير اموال منقول
روش احراز حق در خصوص ساير اموال منقول بايد تعييني و قابل استناد باشد به عنوان مثال در مورد امتياز ها و پروانه ها مانند پروانه بهره برداري از معدن , امتياز بهره برداري از تلفن , استعلام از مرجع صالح براي اعطاي اشتراك و امتياز طريقه مناسبي براي احراز حق است.
گفتار سوم: احراز سمت
در اين مرحله لازم است مشخص شود كه متقاضي اعمال حق اصيل است يا نماينده و اگر نماينده است ضوابط حاكم بر نمايندگي مزبور، مستند سمت نمايندگي و حدود اختيارات نماينده، زوال و بقاء سمت مورد بررسي قرار گيرد.
الف) ضوابط قانوني حاكم بر نمايندگي ها متفاوت است براي مثال ضوابط حاكم بر وكالت در قانون مدني و ضوابط حاكم بر قيوميت و امانت و ولايت و وصايت در قانون مدني و قانون امور حسبي تبيين شده و هر كدام ويژگي و محدوده خاص خود را داراست.
ب ) مستند سمت نمايندگي در هر حال بايستي رسمي باشد سند عادي را نمي‌توان مستند سمت در سند رسمي قرار داد چنانچه سند عادي مستند سمت در سند رسمي قرار گيرد ترديدپذيري سند عادي به سند رسمي سرايت نموده و پايه‌هاي امنيت و اعتماد به سند رسمي را تخريب مي‌نمايند. اذاجاءالاحتمال بطل الاستدالال
ج ) حدود اختيارات هريك از گونه‌هاي مختلف نمايندگي متفاوت است و بايد در تنظيم سند مورد توجه باشد مثلاً قيم حق انتقال اموال غيرمنقول صغير را طبق ماده 83 قانون امور حسبي بدون تصويب دادستان ندارد و از سوي ديگر طبق ماده 73 همان قانون دادستان و دادگاه حق دخالت در امور محوله به ولي يا وصي را ندارد.
د ) در صورتي كه نمايندگي به هر دليلي خاتمه پيدا كرده باشد نماينده سابق حق تنظيم سند رسمي تحت آن سمت را ندارد بعنوان مثال چنانچه ولي ولايتاً از طرف مولي عليه خود به شخصي وكالت فروش ملكي را داده باشد پس از رسيدن مولي عليه به سن 18 سالگي سمت ولايت و به تبع آن وكالت زايل مي‌شود.
نكته: مستند سمت نمايندگي از سوي اشخاص حقوقي حقوق خصوصي بايد رسمي باشد و سند عادي نمي تواند مستند سمت نمايندگي از سوي اشخاص حقوقي حقوق خصوصي باشد.
گفتار چهارم: احراز اهليت
طبق ماده 958 قانون مدني هر انسان متمتع از حقوق مدني خواهد بود ليكن هيچكس نمي تواند حقوق خود را اجراء كند مگر اينكه براي اين امر اهليت قانوني داشته باشد. طبق ماده 57 قانون ثبت مسئول دفتر نبايد معاملات اشخاصي را كه مجنون يا غيررشيد يا به نحوي از انحاء قانوني ممنوع از تصرف هستند ثبت نمايد مگر اينكه معامله بوسيله قائم مقام قانوني اشخاص مزبور واقع شود.
بموجب قانون رشد متعاملين مصوب 1313 اشخاصي كه به سن 18 سال شمسي تمام رسيده اند در محاكم عدليه و ادارات دولتي و دفاتر اسناد رسمي رشيد محسوب مي شوند مگر اينكه عدم رشد آنها به طرفيت مدعي العموم در محاكم ثابت گردد.
ماده 1210 قانون مدني رسيدن صغار به سن بلوغ (دختر 9 سال قمري و پسر 15سال قمري) را دليل رشد قرارداده و خلاف آن را محتاج اثبات دانسته، بنابراين صغار پس از رسيدن به سن رشد حق دخالت در كليه امور خود را دارند مگر امور مالي كه در تبصره 2 همان ماده استثناء شده است. (رأي وحدت رويه شماره 30 مورخ 3/10/1364)
اعمال كنندگان حق اعم از اينكه اصيل باشند يا نماينده و قائم مقام قانوني بايد اهليتشان احراز شود تا بتوان آثار عمل حقوقي را به آنها يا به مرجع نمايندگي آنها بار نمود در غير اينصورت سند رسمي فاقد ركن اهليت بوده و قابل ابطال مي باشد.
گفتار پنجم: احراز هويت
طبق ماده 58 قانون ثبت اسناد و املاك و به تصريح ماده 8 آئين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 احراز هويت متعاملين به موجب شناسنامه معتبر آنها صورت مي‌پذيرد.
طبق ماده 2 قانون الزام اختصاص شماره ملي و كدپستي براي كليه اتباع ايراني مصوب 1376 و بخشنامه شماره 6234 مورخ 18/2/1381 رياست جمهور و كد 703 مجموعه بخشنامه هاي ثبتي احراز هويت علاوه بر شناسنامه با كارت ملي نيز صورت مي‌پذيرد.
در روند احراز هويت متعاملين تطبيق اطلاعات موجود در شناسنامه و كارت ملي با شخصي كه مدعي هويت مندرج در آنها است اهميت زيادي دارد و احراز هويت محدود به تطبيق چهره شخص با عكس موجود در مدارك هويتي نمي شود، بلكه علاوه بر آن تطبيق ساير اطلاعات هم بايد صورت پذيرد. مثلاً در صورتيكه سن در مدارك هويتي 40 سال است ولي فردي كه مورد احراز هويت قراردارد حدوداً 20 ساله تشخيص داده شود، بايد اشكالي در كار باشد و ضرورت دارد بررسي بيشتر جهت احراز هويت صورت پذيرد و نيز در صورتيكه مدارك نشان مي دهد كه فردي متولد و ساكن مشهد است ولي نحوه تكلم مدعي هويت حكايت از فردي آذربايجاني و يا كرماني دارد.
در اين صورت بايد بررسي و تحقيق را گسترش داد و علاوه بر اين موارد مفروض است كه افراد بعضي اطلاعات را داشته باشند مانند محل ازدواج ، تعداد و جنسيت فرزندان، تاريخ تولد فرزندان و مشخصات همسر و تاريخ صدور سند مالكيت و غيره در صورتيكه فرد مدعي هويت خاص از پاسخ دادن به اين اطلاعات ناتوان باشد بايستي در روند احراز هويت ترديد وارد نمود.
نكته: ماده 50 قانون ثبت در صورت ترديد، تصديق هويت توسط شهود را پيش بيني نموده است و ماده 59 افرادي را كه شهادت آنها پذيرفته نمي شود را احصاء نموده است و افراد بي سواد جزء آنها نيست، لذا اين سوال قابل طرح است كه آيا شهادت افراد بي سواد قابل قبول است يا خير؟ با توجه به اينكه شهود بايد عباراتي را كه در دفتر جاري راجع به هويت شخص نوشته شده درك كند و پس از آن دفتر را امضاء نمايد و در آينده نيز نتواند مدعي عدم فهم كلمات شود لذا به نظر نگارنده ذكر كلمه امضاي شهود در ماده 50 قانون ثبت قرينه بر اين است كه حكم ماده مشمول شهود باسواد مي شود و شهود بي سواد نمي توانند هويت متعاملين را تصديق نمايند.
چنانچه سردفتر حتي با وجود شهود معروف و معتمد نتواند هويت اشخاص را احراز كند طبق ماده 52 قانون ثبت بايد از ثبت سند خودداري نمايد. زيرا ترديد در هويت متعاملين صحت و درستي سند رسمي را مردد مي نمايد.
گفتار ششم: احراز رضايت
در مورد اسناد رسمي انشاء معامله بوسيله امضاء و اثر انگشت اثبات مي شود اصحاب معامله و طبق ماده 18 آئين نامه قانون دفتر اسناد رسمي سردفتر و نماينده هيچ سندي را نبايد امضاء نمايد مگر آنكه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسيده باشد.
طبق ماده 65 قانون ثبت «امضاي ثبت سند پس از قرائت آن توسط طرفين معامله يا وكلاي آنها دليل رضايت آنها خواهد بود.» ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران به ضرورت امضاء اصحاب معامله در ثبت سند اشاره دارد. رضايت در اسناد رسمي بدون علم و درك مفاد سند ممكن نيست.
بنابراين آثار سند رسمي و احكام ناشي از عمل حقوقي بايد براي طرفين روشن باشد و در صورتيكه يكي از اصحاب دعوي كور و كر يا گنگ و بي سواد باشد و يا زبان فارسي نداند تفهيم مفاد سند از طريق معتمد و مترجم انجام و انشاء سند با امضاء و اثر انگشت آنها صورت مي پذيرد. در صورتي كه سند رسمي فاقد ركن رضايت باشد ديگر نمي توان به صحت و درستي آن اعتماد كرد و چنين سندي قابل ابطال مي باشد.
گفتار هفتم: احراز صحت عمل حقوقي
در ماهيت اسناد رسمي عقود و ايقاعات تحقق مي يابند و هريك از عقود و ايقاعات اعم از اينكه به صورت عمل حقوقي معين تنظيم شوند و يا نامعين ويژگيهاي خاص قانوني خود را داراست كه در تنظيم سند رسمي بايد مورد لحاظ واقع شوند. به عنوان مثال طبق ماده 772 قانون مدني در عقد رهن و طبق ماده 59 همان قانون در وقف، قبض شرط صحت است. بنابراين اين نكته در هنگام تنظيم سند رهني و يا وقفي بايد رعايت شود و همچنين تعليق در ضمان طبق ماده 699 قانون مدني موجب بطلان عقد ضمان است لذا تنظيم ضمان معلق به صورت سند رسمي ممنوع است و در صورت تنظيم قابل ابطال مي باشد. همچنين درجائي كه قرار است وكالت اعطائي از سوي ولي مورد استناد واقع شود چنانچه مولي عليه كبير شده و ولايت ولي ساقط شده باشد اختيارات اعطائي در اين وكالت به تبع سقوط ولايت ساقط مي شود. بنابراين در هنگام تنظيم سند بايد به ماهيت عمل حقوقي اي كه در اسناد رسمي شكل مي گيرد توجه نموده و شرايط هر يك از آنها را در نظر گرفت در صورتيكه شرايط صحت عمل حقوقي مزبور رعايت نشود سند رسمي قابل ابطال است.
مبحث دوم: اركان شكلي سند رسمي
تشريفات در اسناد رسمي اهميت فراواني دارد بطوري كه بعضي از آنها را مي توان ركن سند ناميد. عدم رعايت تشريفاتي كه ركن سند هستند رسميت سند را مخدوش مي نمايد. ما اين تشريفات را در گفتار اول بررسي مي نمائيم.
گفتار اول: تشريفاتي كه ركن سند رسمي هستند
بند اول: تنظيم سند رسمي به زبان فارسي
طبق دستور اصل پانزدهم قانون اساسي زبان و خط رسمي و مشترك مردم ايران، فارسي است و متون رسمي بايد به اين زبان و خط باشد. طبق ماده 61 قانون ثبت اسناد و املاك « هرگاه طرفين معامله يا شهود، زبان فارسي را ندانند و مسئول دفتر نيز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسيله مترجم رسمي ترجمه خواهد شد.»
اصل 15 قانون اساسي و ماده 61 قانون ثبت اسناد واملاك دلالت بر وجوب تنظيم سند به زبان فارسي دارد.
بند دوم: تنظيم اسناد در اوراق مخصوص
ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران مقرر مي‌دارد: « كليه اسناد در دفترخانه‌هاي اسناد رسمي و در اوراق مخصوصي كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در اختيار دفترخانه قرار داده مي‌شود تنظيم مي‌گردد…» ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي دلالت بر وجوب تنظيم سند در اوراق مخصوصي كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور تهيه و به دفاتر اسناد رسمي ارائه مي‌شود دارد. بنابراين تنظيم سند در غير اوراق مزبور فاقد رسميت خواهد بود.
بند سوم: ثبت كليه محتويات سند در دفتر جاري
به دستور ماده 56 قانون ثبت اسناد و املاك و مواد 18 و 29 قانون دفاتر اسناد رسمي، اسناد رسمي بايد حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشيه سجل و ظهر در دفتر مخصوص ثبت شوند مواد فوق دلالت بر وجوب ثبت اسناد در دفتر مخصوص دارد.
نكته اول : محتويات سند بايد با ثبت دفتر برابر باشد. اين برابري را مي‌توان به دو نوع تقسيم كرد:
1-برابري عيني
2- برابري مضموني
برابري عيني: منظور از برابري عيني آن است كه هر آنچه محتويات سند را تشكيل مي‌دهد شامل توضيحات و اصلاحات متن و غيره عيناً به همان صورت كه در سند است در دفتر ثبت شود به نحوي كه عيناً محتويات سند مانند نشانها و علامتها و توضيحات آن با ثبت دفتر برابر باشد.
برابري مضموني: منظور از برابري مضموني آن است كه محتويات سند به صورت اصلاح شده در ثبت دفتر وارد شود مثلاً چنانچه متن سند توضيح اصلاحي داشته باشد آنچه كه اصلاح شده است در دفتر ثبت گردد يا اينكه ارقامي كه در سند به صورت عددي نوشته شده است در دفتر به صورت حروفي وارد شود در اين حالت مضمون رقم حروفي با عددي برابر است اما برابري از نظر مضمون و مفهوم است نه عين و عين يك رقم عدد است و عين رقم ديگر حرف است.
بند چهارم: تاريخ سند رسمي
نكته اول : ضرورت درج تاريخ صحيح در اسناد رسمي
اصل هفدهم قانون اساسي مي‌گويد مبدأ تاريخ رسمي كشور، هجرت پيامبر اسلام (ص ) است و تاريخ هجري شمسي و هجري قمري هر دو معتبر است اما مبناي كار ادارات دولتي هجري شمسي است.
ماده (9) آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مي‌گويد: «در كليه اسناد و دفاتر و قبوض بايد تاريخ شمسي قيد گردد.» طبق ماده 19 آئين نامه مذكور متعاملين بايد در يك جلسه اسناد ودفاتر مربوطه را امضاء نمايند. طبق شق 4 ماده صد قانون ثبت اسناد و املاك چنانكه هر يك از مستخدمين دولت و اجزاء ثبت اسناد و املاك و صاحبان دفاتر اسناد رسمي عامداً تاريخ سند يا ثبت سندي را مقدم يا مؤخر در دفتر ثبت كند به مجازاتي كه براي جعل و تزوير اسناد رسمي مقرر است محكوم خواهد شد.
نكته دوم : اعتبار تاريخ سند رسمي نسبت به اشخاص ثالث
اولاً: با توجه به آنچه در نكته اول اين بند راجع به درج تاريخ صحيح در اسناد رسمي و ضمانت اجراي كيفري آن ذكر شد و ثانياً با توجه به تشريفات قانوني حاكم بر مكان تنظيم سند و نيز ثالثاً با عنايت به دخالت مامور رسمي دولت در تنظيم سند رسمي طبق ماده 1305 قانون مدني تاريخ اسناد رسمي حتي بر عليه اشخاص ثالث معتبر است.
بند پنجم: مكان تنظيم سند رسمي
قسمت اول: اصل حاكم بر مكان تنظيم سند رسمي
محل دفتر اسناد رسمي مكان تنظيم سند رسمي است و طبق ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل كار خود به منزل اصحاب معامله ببرند. طبق قسمت آخر ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي هرگاه مراجع قضائي ملاحظه دفاتر جاري را لازم بدانند مي‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه نمايند. خارج كردن دفاتر از دفترخانه حتي به درخواست مراجع قضائي ممنوع است.
نكته: بعضي قضات با اين استدلال كه ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني ناسخ ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي است دستور خارج كردن دفاتر جاري و بردن آن به محل دادگاه را مي دهند كه به دو دليل استدلال آنها صحيح نيست.
اول- « ابراز نمودن و در دسترس قضات قراردادن دفاتر» كه در ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني ذكر شده در محل دفترخانه امكانپذير است.بنابراين ماده 105 آئين دادرسي مدني و ماده 21 قانون دفاتراسناد رسمي قابل جمع مي باشد.
دوم- اگر « در دسترس قرار دادن » را به تحويل به دفتر دادگاه معني كنيم بايد در نظر داشت كه ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي خاص مقدم است و ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني عام مؤخر است و عام مؤخر خاص، مقدم را نسخ نمي‌كند. لذا منع خروج دفاتر از دفترخانه به دادگاه به قوت خود باقي است و سردفتران حق خروج دفاتر را به خارج از دفترخانه ندارند.
قسمت دوم: استثنائات حاكم بر مكان تنظيم سند
اول: طبق شق دوم ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي چنانچه محقق شود كسي كه مي خواهد معامله كند مريض باشد دراين صورت بايد تنظيم سند و ثبت معامله با حضور نماينده مدعي‌العموم محل و در نقاطي كه دسترسي به مدعي‌العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدين محل به عمل آيد.
دوم: طبق تبصره 2 ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي براي تنظيم اسناد زندانيان، سردفتري كه از طرف اداره كل ثبت معين مي شود مكلف است دفاتر اسناد رسمي را به دفتر زندان برده، سند را با حضور نماينده دادستان شهرستان تنظيم و ذيل سند و ثبت دفتر مراتب را قيد و به امضاء ذينفع و نماينده مزبور برساند.
سوم: طبق تبصره 1 ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي سردفتران مكلفند دفاتر اسناد رسمي را براي ثبت معاملات دولتي و بنگاههاي عمومي به محلي كه اداره كل ثبت تعيين و دستور مي‌دهد برده و سند را در آن محل تنظيم و ثبت نمايند.
بند ششم: اجازه مدعي العموم
طبق ماده 22 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي تنظيم وثبت معاملاتي كه از طرف قيمين صغار و محجورين نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع مي‌شود بدون اجازه كتبي مدعي‌العموم محل ممنوع است.
بند هفتم: معاملات با شرط وكالت
در مورد معاملات با شرط وكالت خارج بايد شرط مزبور در همان سند قيد شود و تنظيم سند شرط نامه جداگانه طبق ماده 27 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي ممنوع است. علت ممنوعيت ياد شده مربوط به اين است كه وكالت خارج بخشي از شرايط معامله اوليه است و در صورتي كه در سند جداگانه نوشته شود بر خلاف نظر متعاملين عمل حقوقي وكالت صورت مستقل خواهد داشت.
بند هشتم:ذكر پلاك ثبتي و حدود و فواصل
در كليه اسناد معاملات املاك بايد شماره پلاك وحدود و فواصل ملك مورد معامله طبق ماده 32 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي قيد گردد و اگر شماره پلاك ثبتي و حدود و مشخصات ملك درج نشده باشد مورد معامله مردد بوده و نمي‌توان معامله را رسماً به مصداق خاصي حمل نمود لذا عدم درج پلاك ثبتي و مشخصات ملك در سند رسمي آن را از رسميت مي‌اندازد.
بند نهم: گواهي انحصاروراثت در مورد انتقال سهم الارث
طبق ماده 40 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي در مورد معاملات وراث متوفي نسبت به اموال موروثي، وقتي مي‌توان سند معامله تنظيم را تنظيم و ثبت نمود كه گواهي انحصار وراثت ارائه شو د و بين آنها در سهم الارث توافق باشد.
بند دهم: استملاك اتباع بيگانه
د رمورد تنظيم سند تملك اموال غيرمنقول براي اتباع خارجه تحصيل اجازه از اداره ثبت بر مبناي مقررات حاكم بر موضوع طبق ماده 42 آئين نامه تنظيم دفاتر اسناد رسمي لازم است . اسناد انتقال اموال غيرمنقول به اتباع خارجه كه بدون رعايت ترتيبات فوق انجام شده باشد رسميت قانوني ندارد.
بند يازدهم: استملاك اتباع ايراني كه ترك تابعيت نموده‌اند
تنظيم و ثبت اسناد معامله غيرمنقول براي اتباع ايران كه ترك تابعيت نموده‌اند و مطابق قانون حق خريد اموال غيرمنقول در ايران را ندارند طبق ماده 44 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي ممنوع است. لذا تنظيم سند بدون اخذ اجازه مزبور آن را از رسميت مي‌اندازد.
بند دوازدهم: انتقال املاك موقوفه
در مورد انتقال املاك موقوفه و تبديل به احسن آنها طبق ماده 60 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي بايد اجازه اداره اوقاف ارائه شود.
گفتار دوم: تشريفاتي كه رعايت آنها ضروري است ولي عدم رعايت آنها سند را از رسميت نمي اندازد
تنظيم سند رسمي كاري است فني است و رعايت تشريفات در آن اهميت فراوان دارد بعضي از اين تشريفات اساسي و مهم هستند و بعضي ديگر از تشريفات جنبه اساسي ندارد.عدم رعايت تشريفات غيرمهمه سند رسمي را از رسميت نمي اندازد ولي براي متخلف مسئوليت مدني، جزائي يا انتظامي بدنبال دارد. دريافت حق الثبت ، داشتن گواهي خدمتي، دريافت گواهي مالياتي و بسياري موارد ديگر الزام آور است، اما عدم رعايت موارد فوق الاشاره رسميت سند را مخدوش نمي كند و تنها براي متخلف مسئوليت بدنبال دارد. ماده 1294 قانون مدني مقرر مي دارد عدم رعايت مقررات راجعه به حق تمبر كه به اسناد تعلق مي گيرد سند را از رسميت خارج نمي كند.