عصر روزچهارشنبه مورخ ۹۴/۱۰/۱۶ هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان با ۱۰ نفر از سران فرهیخته دفاتر اسناد رسمی استان گیلان که برای آنها ابلاغ رسمی بازرسی صادر شده دیدار و مذاکره کردند.
در این جلسه نسبت به شیوه های جدید تخلفات و نحوه بازرسی به روش مدرن و الکترونیک بحث و تبادل نظر  بعمل آمد و بازرسان محترم ضمن ارائه راهکارهای جدید در نحوه بازرسی آمادگی خود را در برخورد مستمر و قانونمند با تعداد معدودی از سران دفاتراسناد رسمی هنجارشکن اعلام نمودند لازم به ذکر است طبق بررسی های بعمل آمده و آمارها ، اکثریت قریب به اتفاق همکاران عزیز سران دفاتر اسناد رسمی استان گیلان در چارچوب قوانین و مقررات نسبت به ارائه خدمات حقوقی و ثبتی به شهروندان مشغولند و مقرر شد با تعداد معدودی از همکاران که به این حرفه مقدس لطمه میزنند مطابق مقررات با آنان رفتار گردد.

روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان

قابل توجه همکاران محترم:
چون حسب اطلاع بعضی از دفاتراسنادرسمی نسبت به تایید نهایی اسناد اقدام نمی نمایند و این امر باعث سرگردانی ارباب رجوع و همین عدم توانایی دیگر دفاتر در تاییداصالت اسناد خواهد شدلذا بدینوسیله موکداً اعلام می شود ظرف مدت ۵روز نسبت به تایید نهایی اسناد تنظیمی دفترخانه تحت تصدی خود اقدام نمایید در غیراینصورت کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان نسبت به بازرسی دفاتر در این خصوص اقدامات قانونی را اعمال خواهد کردو هرگونه مسوولیت بعدی بعهده سردفتر محترم خواهد بود.

با حضور آقای میراب زاده مسوول روابط عمومی و اتوماسیون اداری کانون سردفتران و دفتریاران تهران و خانم محبی کارشناس اتوماسیون اداری ، در تاریخهای نهم و دهم دیماه سال جاری با ده ساعت کار آموزش برای اعضاء و کارشناس اتوماسیون اداری کانون گیلان با ارایه نمونه امضاء نسبت به راه اندازی مکاتبات الکترونیکی این کانون با کانون تهران و سایر استانهای کشور اقدام شد.
با راه اندازی این سیستم ، موجبات صرفه جویی در هزینه های پستی ، حذف کاغذ و دفتر اندیکاتور و کنترل هرگونه مکاتبات با کانونها تسهیل می گردد.

دارندگان پایه های قضایی ، وکلای رسمی دادگستری و کارکنان رسمی ، پیمانی ، دستگاههای دولتی مادام که به مشاغل مذکور اشتغال دارند نمی توانند به سردفتری ازدواج و طلاق منصوب شوند.
(الحاق یک تبصره به نظامنامه مربوط به انتخاب سران دفاتر ازدواج و طلاق مصوب سال۱۳۸۷ مندرج در روزنامه رسمی شماره ۲۰۶۲۲ مورخه ۱۳۹۴/۱۰/۱)

در تاریخ ۶ دی سال جاری بعنوان روز کاتب بالعدل و نکوداشت سند رسمی کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان در ساعت ۱۸ عصر در محل مجتمع پذیرایی آریانا در رشت مراسمی با حضور قاطبه سردفتران و دفتریاران استان گیلان به همراه خانواده های محترمشان برگزار گردید در این مراسم ابتدا با تلاوتی آیاتی چند از کلام الله مجید توسط آقای حبیب زاده سردفتر محترم رودبار , آقای اقدامی رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان با تبریک میلاد مسعود پیامبر اعظم (ص) و میلاد امام ششم شیعیان جهان حضرت امام جعفر صادق (ع) ضمن تشکر از ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (معاون محترم قوه قضاییه) بابت انقلاب الکترونیکی سند رسمی و صدور دستور تشکیل کانون گیلان روز نکوداشت سند رسمی را به همکاران تبریک و تهنیت گفت و همچنین از مدیر کل ثبت اسناد و املاک گیلان بابت همکاری در تشکیل کانون تشکر و قدر دانی  کرد و در ادامه پیرامون اعتبار سند رسمی و تاثیر آن در اقتصاد و بودجه کشور و همچنین علت نام گذاری این روز به نام کاتب بالعدل , به لحاظ اینکه در تنطیم اسناد رسمی علاوه بر اینکه سردفتر دانش آموخته ی علم حقوق نیز بوده باید کاتب عادل هم باشند,به طور مختصر صحبت کردند سپس آقای مفیدی مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان گیلان با ایراد سخنرانی در خصوص سند رسمی و آسیب های جامعه از سند عادی و ارایه آمار در تنظیم و صدور اسناد الکترونیکی بیاناتی داشته و روز کاتب بالعدل را تبریک گفتند و سپس لوح تقدیری از سوی ایشان به رییس کانون سردفتران و دفتریاران استان گیلان به مناسبت ششم دی (دویست و هشتادمین روز سال) تقدیم کردند و در ادامه جلسه، گروه موسیقی سنتی محلی چند قطعه تصنیف را اجرا کردند و پس از پذیرایی و صرف شام جلسه در ساعت ۲۲ (شب) خاتمه یافت.

در ارجاع پرونده و جریان رسیدگی به آن یکی از وظایف قضات عبارت است از توصیف قضایی از فعل صورت پذیرفته، به بیان دیگر وظیفه اولیه هر مقام قضایی رسیدگی کننده به یک عمل گزارش شده آن است که ابتدا فعل ارتکاب یافته را در قالبی قضایی آورده سپس با تجزیه عنصر هر فعل بررسی کند آیا عمل مذکور یکی از کدهای قانونی به طریق تعریف شده را شامل شده و ناقض آن است یا خیر. برای مثال در طول روز میلیاردها ریال وجوه از روی باجه های بانکی به وسیله مراجعان جمع آوری می شود لیکن هیچ کدام از آنها واجد عنوان مجرمانه ربایش نیست، لیکن پاره یی از اعمال مذکور که به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد و دارای وصف مجرمانه است و به وسیله مراجعان به بانک صورت می پذیرد «با تجزیه فعل و بررسی ارکان و قصد می تواند شامل ربایش، جعل سند یا کلاهبرداری باشد.»

وکلای دادگستری نیز در جریان دفاع از موکلان خود علاوه بر بررسی موارد فوق معمولاً به بررسی پروسه و فرآیند یک عمل حقوقی نیز می پردازند. یعنی از نظر شکل و مقررات قانونی آیا یک تعهد و التزام یا عمل حقوقی مطابق قوانین موجد آن بوده است یا خیر و آیا این فرآیند به شکل صحیح در موعد و به نحو مقرر قانونی صورت پذیرفته است یا نه، زیرا پاره یی از اوقات عدم اجرای تشریفات به اندازه یی موثر در نتیجه است که می تواند اساس آن را زیر سوال برد.

این فرآیندنگری یا کنترل پروسه خصوصاً در امور شکلی از قبیل سند رسمی و اعمال دفاتر اسناد رسمی قابل توجه ویژه است، زیرا بخش مهم تر سند رسمی عبارت است از شکل و نحوه تشکیل و تنظیم سند.

این شرایط از دو جنبه شکلی و نحوه تهیه سند و نیز مفاد آن قابل بررسی است.

▪ گفتار اول:

الف)

۱) شکل مادی سند؛ به طور کلی سند از حیث شکل تنظیم تابع محل تنظیم آن است. ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ مقرر می دارد کلیه اسناد رسمی باید در اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده می شود تنظیم شود، بنابراین تقریر اراده و اقرار مراجعان روی هر کاغذ و به هر نحوی ممکن نیست.

۲) مقام مجاز؛ سند برای آنکه رسمی بوده و از امتیاز آن بهره مند شود نیاز است در نزد مامور رسمی تنظیم شود. اداره حقوقی در نظریات شماره ۲۳۶۶/۷ مورخ ۱/۹/۱۳۷۴ و نیز ۲۳۳۸/۷ مورخ ۱۴/۴/۱۳۷۸ مقرر می دارد که ماموران رسمی مقامات صلاحیت داری هستند که صلاحیت هر یک از آنان به مقدار اختیاری است که برای انجام آن کار خاص به آنان تفویض شده و برای مثال کارکنان ادارات در مواردی که قرارداد اجاره یی به نام اداره تنظیم می کنند چون بخشی از وظایف آنان را تشکیل نمی دهند، لذا سند تنظیمی در نزد آنان سند رسمی محسوب نمی شود.

۳) محل تنظیم سند؛ برابر ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی محل استقرار سردفتر و کار وی دفترخانه نام دارد که باید برابر ماده ۴ همان قانون با معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت به این عنوان شناخته شود. باید توجه داشت در حقوق فرانسه چنین قیدی وجود نداشته و محل تنظیم سند هر محلی می تواند باشد و صرفاً نظارت سردفتر بر تنظیم سند اهمیت دارد. (اصطلاح شاهد معتبر یا عالی)

ب) مفاد سند رسمی؛ درخواست و تنظیم و ثبت سند یک حق عمومی است که آحاد جامعه می توانند و حق دارند از داشتن یک سند رسمی برخوردار شوند. این حق عمومی مشروط به شرایطی است.

۱) عدم مغایرت با قوانین؛ ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر می دارد سردفتران و دفتریاران وظیفه دارند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعان اقدام کنند، مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قانون باشد بنابراین سردفتر نمی تواند اقدام به ثبت سند متضمن معامله ربوی کند.

۲) عدم مغایرت با مصوبات و بخشنامه ها و دستورالعمل های قانونی؛ هر سردفتر هنگام نیل به شغل سردفتری بر اساس ماده ۱۶ قانون دفتر اسناد رسمی متعهد می شود قوانین و نظامات کشور ایران و مربوط به دفاتر اسناد رسمی را رعایت کند. این بخشنامه ها و نظامات و مقررات تا جایی که خلاف صریح قوانین نباشند لازم الاجرا هستند و بدیهی است در اسناد، نحوه تنظیم آن باید رعایت شوند، بنابراین برای مثال سردفتر نمی تواند بدون دریافت پاسخ استعلام از وضعیت بازداشت املاک اقدام به ثبت سند کند.

۳) عدم مغایرت با نظم عمومی و اخلاق حسنه؛ مفاد یک سند می تواند مغایرت صریح و مشخص با قوانین جاری کشور نداشته باشد ولی اساساً با نظم عمومی و اخلاق حسنه جامعه دارای مغایرت باشد. چنین سندی نیز مفاداً قابل تنظیم نیست. برای مثال سردفتر نمی تواند سندی مبنی بر تقسیم ارث بین فرزند خوانده و سایر ورثه خونی تنظیم کند یا فردی را متعهد به واردات و توزیع گوشت خوک کرده وجه التزامی نیز در این زمینه مقرر کند.

▪ گفتار دوم:

صلاحیت های ذاتی و محلی سردفتر؛ همان گونه که بیان شد یکی از شرایط و ارکان اصلی تنظیم سند شکل آن است. همچنین ماموری که در نزد وی سند تنظیم می شود از ارکان اصلی سند است.

سردفتر اسناد رسمی از جمله ماموران رسمی است. این مامور رسمی به عنوان مامور به خدمات عمومی نیز تعریف شده است. نحوه و شرایط تعیین ماموران رسمی را قوه مقننه تعیین می کند. ۱ یعنی از بدو مراجعه متقاضی شغل و نحوه تعیین وی تماماً به وسیله قوه مقننه تعریف شده و ضابطه مند بوده و خلل در هر یک از ارکان این انتصاب، مامور را از رسمیت می اندازد. این ماموران نه تنها خود باید با شرایط ویژه و تعریف شده تعیین شوند، بلکه انتصاب کنندگان آنان نیز باید ماموران صلاحیت دار باشند. نظریه شماره

۲۳۶۶/۷ مورخ ۱/۹/۱۳۷۴ اداره حقوقی قوه قضائیه مقرر می دارد «منظور از مامورین رسمی مندرج در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی کسانی هستند که از طرف مقام صلاحیت دار برای تنظیم سند رسمی معین شده باشند…»

ماده ۲) قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴ مقرر می دارد «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون … منصوب و سردفتر نامیده می شود…» بنابراین رعایت مقررات قانون مذکور اصل بوده و بنابر نظریه تیرماه سال جاری اداره حقوقی مجلس به اعتبار و قوت خود باقی و لازم الاجرا است. حال هرگاه سردفتری بدون رعایت مفاد این قانون به شغل سردفتری منصوب شود بدیهی است نمی توان وی را سردفتر دانست، زیرا برابر قواعد اصولی و عقلی از دایره امکان اطلاق خارج بوده و چون دلالت لفظی آن از باب دلالت مطابقه خارج است که این در محل نزاع کاملاً جاری است لذا از باب اطلاق لفظ که ظهور در نوع صحیح آن دارد، هنگامی که می گوییم سردفتر، مقصود سردفتری است که رعایت قانون در تمام مراحل انتخاب و اختبار و حدود اختیار مقام برگزیننده وی و رعایت شرایط شکلی و ماهوی صورت پذیرفته باشد.

در صورتی که سردفتری بدون رعایت پاره یی از اصول از جمله؛

۱) دفتر تنظیم کننده وابسته به دستگاه قضایی نباشد و مثلاً وابسته به وزارت امور خارجه باشد (برای مثال تنظیم سند تعهد نزد کنسول) یا وزارت بازرگانی و دفاتر الکترونیک آن.

۲) سردفتر مذکور بدون رعایت ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و بدون جلب نظر کانون یا به رغم مخالفت با آن به شغل سردفتری منصوب شده باشد.

۳) دفترخانه بدون دفتریار مورد تایید سازمان ثبت به فعالیت خود ادامه دهد.

۴) محل تنظیم سند خارج از دفترخانه باشد که این محل می تواند شامل صلاحیت محلی تنظیم سند یعنی حوزه ثبتی محل ماموریت سردفتر و نیز محل استقرار سردفتر باشد، سند مذکور از حیث رسمیت محل نزاع است. در خصوص صلاحیت سردفتر به طور کلی مواد ۲ الی ۱۸ و نیز ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی به اقسام صلاحیت سردفتران می پردازد. پاره یی از این صلاحیت ها، صلاحیت ذاتی سردفتر و پاره یی دیگر صلاحیت محلی سردفتر هستند، بنابراین برای مثال سردفتر می تواند سردفتر بوده باشد لیکن به لحاظ عدم رعایت صلاحیت ذاتی یا صلاحیت محلی قادر به تنظیم سند رسمی نباشد. مثلاً سردفتری که تا روز جاری سردفتر بوده و بازنشستگی وی ابلاغ می شود بدیهی است روز بعد همان سردفتر در همان محل حق تنظیم سند را ندارد یا سردفتری که محل خدمت وی حوزه ثبتی شهر تهران است، در شهرستان کرج حق تنظیم سند ندارد (صلاحیت های نسبی و ذاتی). البته باید توجه داشت پاره یی از این عدم رعایت قوانین می تواند سند را از رسمیت انداخته و پاره یی دیگر تنها تخلف محسوب شده و در محاکم انتظامی قابل رسیدگی است. در این خصوص تاکنون آیین نامه دقیقی تنظیم یا آرا و نظرات راهگشایی صادر نشده است. بنابراین برای مثال هرگاه سردفتری بدون رعایت مواد ۲ و ۵ قانون دفاتر اسناد رسمی به شغل سردفتری منصوب شود بدیهی است مامور رسمی محسوب نشده و سند تنظیمی به وسیله وی نیز سند رسمی محسوب نمی شود. بی شک همکاران گرامی ما در کسوت وکالت ممکن است با استعلام از کانون سردفتران و اطلاع از وضعیت نحوه انتصاب سردفتر تنظیم کننده سند و اطمینان از عدم اجرای صحیح و قانونی تشریفات انتصاب سردفتر به درخواست اعلام ابطال سند تنظیمی که از نظر ظاهری به سند رسمی شباهت داشته لیکن از نظر ماهیتی و پس از بررسی قضایی حداکثر سند عادی و اعتبار آن را خواهد داشت، اقدام کنند. بی شک قضات توانا و بصیر و ورزیده قوه قضائیه با پیگیری موضوع و در صورت احراز آن به ابطال سند رسمی به لحاظ تنظیم سند نزد ماموری خواهند پرداخت که انتصاب وی بدون رعایت تشریفات قانونی صورت پذیرفته و از این طریق از حدود و حاکمیت قانون دفاع خواهند کرد و در این صورت در آن روز افرادی که بنا بر سلیقه شخصی و نه رعایت قانون عمل کرده اند آیا مسوولیت حقوقی و جبران خسارت از رسمیت انداختن سند رسمی را از حیث قانونی و نیز فرهنگی بر عهده خواهند گرفت؟ اصطلاح عامیانه محضری کردن که مترادف اعتماد و بالاترین دلیل است و طی ده ها سال حاصل شده آیا تنها به صرف یک تصمیم بدون بررسی کارشناسانه به سادگی از سطح جامعه محو خواهد شد؟ آینده نزدیک بی شک پاسخگو خواهد بود

ح. ث یکی از رشته های حقوق است که همراه با فرهنگ اروپایی وارد ایران شده است . حقوق ثبت را نسبه حقوق مدنی گویند چون حقوق مدنی بیشترین ارتباط  را با حقوق ثبت دارد.
تذکر: حقوق بر دو قسم است : 1- حقوق طبیعی : قواعد و مقرارتی که فطری و طبیعی است
1-حقوق موضوعه: قواعد و مقرارتی که از طرف افراد و بنا بر مقتضیات وضع شده و به نسبت فرهنگ و جامع فرق میکند. خود حقوق موضوعه بر دو قسمت تقسیم می شود الف – حقوق خصوصی : ارتباط افراد در کشور با یکدیگر ب- حقوق عمومی : ارتباط افراد در کشور با حکومت. و حقوق ثبت یکی از رشته های حقوق خصوصی است
تعرف ثبت : نوشتن قرارداد , معاملات, عقود و وضعیت املاک در دفاتر رسمی را ثبت گویند.
تعریف اسناد :  هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشد سند است و این سند بر دو قسم است 1- عادی 2- رسمی.
تعریف املاک : به مال غیر منقول گویند . عبارتند از 1- زمین ( ارصه) 2- ساختمان ( اعیان) و بحث حقوق ثبت پیرامون این دو مورد است.(م .3 . ق. اوقاف)

انواع ثبت : 1- اولین ثبتی که به وجود آمد ثبت عادی و اختیاری بود یعنی مردم در ثبت اختیار داشتن و چون حالت اختیاری بود استقبال از آن نشد.
2- ثبت عمومی ( اجباری) : که مردم را مجبور کرد به ثبت اسناد خود. و دارای ضمانت اجرایی است و اگر  کسی ملک خود را به ثبت نرساند هیچ دفتر اسناد رسمی هیچ معامله ی نسبت به آن سند نمی تواند داشته باشد.(م 46,47,48 ق.ث)
نکته: اگر مردم در مدت قانونی ملک خود را به ثبت نرسانند هزینه ثبت  دو برابر  میشود.
نکته: اگر معامله ی در بنگاه انجام شده باشد هیچ دفتری نمیتواند آن سند را مورد معامله قرار دهد.
اهداف ثبت اسناد و املاک :
1-اگر ملکی در اداره ثبت اسناد و املاک به ثبت برسد نهایتاً باعث صدور سند مالکیت خواهد شد طبق ماده (22 ق.ث. ) , دولت کسی را مالک می شناسد که سند مالکیت  به نام آن شخص است و سند رسمی از حکم دادگاه بالاتر است.
2-با ثبت ملک دیگر میل پیدا نخواهندکرد که ملکشان را به چند نفر بفروشند و اسناد مالکیت معارضی در جامعه بوجود  بیاید چرا که اداره ثبت اسناد و املاک بانک اطلاعاتی املاک است همه ی املاک شماره گزاری می شود دارای پرونده ثبتی است آخرین مالک  ملک مشخص است و دفاتر اسناد رسمی با پرسش از ادارات ثبت که مالکیت این ملک متعلق به چه کسی است به راحتی مبادرت به انجام معامله می کنند.
3-با ثبت ملک و ثبت معاملات برای اقرارها , معاملات توسط این دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت ,دلایل بسیار محکم و قوی تهیه میشود که در دادگاه حرف اول را خواهد زد . می دانیم که در روابط قضایی تهیه دلیل کاری بسیار مشکل است و کسی که سند مالکیت یا سند معامله رسمی در ید دارد دارای خیال آسوده  است چون سند عادی تاب مقاومت در برابر سند رسمی را ندارد. سابقاً به اسناد ملکه دلایل می گفتند و اداره بسیار وسیع به نام اداره امور اسناد صرفاً به مباحث اسناد رسیدگی می کرد. در سال 68 شورای نگهبان یک نظریه ارائه داد و ق.م اصلاح شد و حال این سند با این اهمیت را بوسیله شهادت که بینیه شرعی است می توان باطل کرد.
4-ق.ث بیشتر به جنبه های حقوقی توجه دارد ولی جنبه های مالی نیز دور از ذهن نیست لذا با ثبت املاک و ثبت معاملات , حق ثبت هنگفتی به خزانه دولت واریز می شود در بعضی از آمارها حق ثبت از صادرات غیر نفتی ایران بیشتر میشود.

*ماده 1 ق.ث
در هر حوزه ابتدای به اقتضای اهمیت محل یک اداره یا دایره ثبت اسنادو املاک تاسیس میشود که ممکن است هر ادراه یا دایره دارای شعبی باشد این حوزه ابتدای یعنی حوزه قضایی.( تعریف شعبه: در هر اداره  ی اگر یک قسمتی به یک کار مخصوصی بپردازد آن قسمت را شعبه گویند. مثلا شعبه اجرای اسناد رسمی یعنی اگر کسی مهریه ی را بخواهد وصول کند اجرایه صادر شده و به این شعبه مراجعه میشود. چون مهریه سند لازم الا جراست مثل چک. تعریف دایره: مجموع چند شعبه و مجموع چند دایره را اداره نامند).
قسمت های اداره ثبت:1- املاک 2- اسناد
1-املاک: در ادرات ثبت اسناد و املاک هر شهرستانی  ادغام میشود.
2-اسناد: تفویض شده است به دفاتر اسناد رسمی ازدواج ( مسئولین این دفاتر کارمند دولت نیستند ولی تابع مقررات دولت هستند)
اداره ثبت اسناد ابتداً جزء وزارت عدلیه( دادگستری ) بود در سال 1332 به صورت یک اداره کل در آمد و تا سال 1352  به این صورت بود بعد از انقلاب تابع شورای عالی انقلاب شد و نهایتآ در بازنگری قانون اساسی جزء قوه قضایه قرار گرفت ودر حال حاضر رئیس سازمانی ثبت زیر نظر قوه قضایه است.
نکات:1- در اداره ثبت کارشناسان به نام نمایندگان ثبت معروف هستند وجود دارد. در ادارات ثبت ابزار کار یک سری دفاتر قانونی است که در ماده 7 و آیین نامه 12 دفتر قانونی تعریف شده است این دفاتر است که به اسناد معاملات, شرکت ها و غیره , نکاح , طلاق جنبه رسمی میدهد. مثل دفتر اسناد رسمی یا دفتر گواهی امضاء.
2-هر سازمانی یک محل استقراری دارد , ادارات ثبت و دفاتر در هر شهرستانی  برای انجام کار مراجعین  ایجاد شده ات.
اساس ایجاد ثبت اسناد
1-مالکیت مالکین 2-  اسناد دارای اعتبار شود
اگر ملکی به ثبت رسید دیگر نمی توان روی این ملک معاملات عادی انجام دادو طبق ماده 46 و 48 ق.ث هر کس چنین معامله ی انجام دهد هیچ محکمی حق رسیدگی آنرا ندارد.
وقتی معامله ثبت شد این اسناد جنبه لازم الاجرا دارد و بدون مراجعه به محاکم قابلیت اجرا دارد و این اسناد معاملات قابلیت تسری دارد به جانشین و قائم مقام. اگر نسبت به این اسناد رسمی محاکم رسمی بی اعتنایی کنند آن قاضی تعقیب انتظامی می شود و باید از عهده خسارت وارده نیز بر آید ماده 70,71,72,73 ق.ث
سوال: آیا کل اسناد رسمی لازم الاجرا هستند؟ بعضی از اسناد رسمی لازم الا جرا هستند مواد 92,93 و ماده 34  ق.ث و همچنین اسناد عادی اجاره و تعهدات این ها لازم الاجرا هستند یعنی باید برای اجرا به شعبه اجرای اسنادمراجعه کنند. و بقیه اسناد به دادگاه مراجعه کنند.
سوال: آیا کلیه اسناد عادی لازم اجرا هستند؟ بعضی لازم اجرا هستند مثل چک. سفته و برات لازم اجرا نیستند ماده 1 تا 2 ق. چک به این ها قوه اجرایی می دهد.
ادارات تخصصی سازمان ثبت اسناد واملاک:
1-امور املاک 2- امور اسناد 3- ثبت شرکت ها 4- اجرای اسناد رسمی
امور املاک: بررسی می کند, الف- به علت اینکه کارشناسان ورزیده دارد اگر در اداره ثبت مشکلاتی باشد با اداراه امور املاک مکاتبه می کنند و مشکل را حل می کنند ب- اجرای طرح کاداستر ( نقشه ثبتی براساس نقشه هوایی) مجوز آن تبصره 1 ماده 156 ق.ث برای حل اختلاف اسناد نقشه کاداستر ملاک عمل خواهد بود 3- مجوز برای استملاک اتباع بیگانه: الف- اتباع بیگانه می توانند بدون اخذ مجوز مال منقول خود را در دفاتر اسناد رسمی ثبت کنند. ب-  خارجی می تواند در ایران ملکی را اجاره کند بالای 5 سال نیاز به مجوز دارد. ج- اسناد رهنی, تنظیم اسناد رهنی. تبعه خارجی می تواند سند رهنی تنظیم کند بدون اخذ مجوز ولی در زمانی که این سند به اجرا گذاشته شود و در اجرا پول این فرد داده نشود و مقرر میشود ملک به فرد خارجی منتقل بگردد و این فرد خارجی یا باید مجوز کسب کند اگر نتوانست می تواند حقی که دارد را به یک ایرانی صلح کند و نتیجتاً آن فرد قائم مقام میشود و نیاز به مجوز ندارد.

شرح وظایف ادارات ثبت:1- ثبت املاک( این ملک دارای پلاک می شود , دارای پرونده های ثبتی , نهایتاً دارای سند حاکمیت میشود)2- ثبت شرکت ها و موسسات (ثبت اختراعات فقط در تهران)3- اجرای اسناد رسمی4- املاک را توقیف میکند برابر احکام دادگاهها5- قبول کردن امانت
در مورد وقف اتباع بیگانه, وقف نسبت به اتباع بیگانه درست نیست چون وقف در حکم تملیک به موقوف علیه است بنابراین موقوف علیه باید کسی باشد که بتواند تملک کند یعنی اهلیت تملک داشته باشد بایستی حتماً مجوز کسب کند .
وصیت: در خصوص وصیت اگر یک ایرانی بخواهد ملکی را به سود یک شخص خارجی وصیت کند یعنی موصی له خارجی باشد این وصیت مسموع نیست چون اهلیت تملک ندارد.ماده 850 ق.م( تا مجوز نگیرد نافذ نیست اگر مجوز گرفت نافذ خواهد شد پس در کل, وصیت باطل نیست).
ازدواج: زن خارجی می خواهد با فرد ایرانی ازدواج کند مهریه و صداق او مال غیر منقول است وضیعت اینجا چگونه است؟ نیاز به کسب مجوز نیست طبق ماده 986 ق.م هر زن خارجی که با مرد ایرانی ازدواج کند به تابعیت ایران در می آید پس میتوان این مال غیر منقول را تملک کند به عنوان صداق. اشخاصی که طلاق میگیرند مخیراً در تابعیت ایران باقی بمانند یا نمانند اگر بمانند رجوع به مال بذل اشکالی ندارد اگر از تابعیت خارج شوند رجوع به قیمت میکند و نمی تواند به مال غیر منقول رجوع کند. اگر فرزندی داشته باشد ( در فوت) باید فرزند خود را به 18 سالگی برساند و آنرا بزرگ کند و بعد تابعیت خود را لغو کند.
اگر یک خارجی خواست مجوز بگیرد چه میکند( طریقه کسب مجوز)؟
ابتداً فرد خارجی ملک را پیدا میکند بعد مدارک آنرا می گیرد به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجع میکند و آنجا یک فرم به او داده میشود و همه مشخصات  خود را در آن مینویسد در حضور سر دفتران و آن فرم را به سر دفتر تحویل میدهد و سر دفتر نیز آنرا به اداره ثبت اسناد آن شهرستان میفرستد. اداره ثبت اسناد آنرا به اداره امور املاک میفرستد و این اداره چندین کار انجام میدهد1- تابعیت رابررسی میکند2- وضعیت تعهد رابررسی میکند3- محل اقامت دائمی فرد را مشخص میکند4- تفحس در پیشینه کیفری فرد5- مساحت ملک را بررسی میکند که آیا این مساحت با نوع کار فرد مطابقت دارد یا نه.6- پروانه اقامت او باید دائم باشد7- اگر شرکت است باید در ایران و در کشور خود به ثبت رسیده باشد تا بتواند در ایران جایی را بخرد.
پس از این بررسی ها اداره املاک, پذیرش به موارد زیر بستگی دارد.1- تقاضای او مخالف موازین حکومت ایران نباشد2- در کشور متقاضی , اتباع ایرانی و شرکت های ایرانی بتوانند به همان اندازه که آنها تملک می کنندایرانیان هم تملک کنند.3- مساحت ملک متناسب با وضعیت مالی ,اجتماعی تبعه باشد.4- در مواردی که استملاک برای کسب و کار باشد با توجه به قانون ایران باشد مثلا نمیتواند در ایرانی کارخانه مشروب سازی بزند.
بعد اداره  املاک نظر خود را به وزارت خارجه میفرستد بعد از بررسی موافقت یا مخالفت آنرا به اداره املاک میفرستد و بعد به اداره امور اسناد میرود.

ازدواج زن ایرانی با تبعه بیگانه: اولاً ازدواج زن ایرانی با بیگانه باید پروانه ازدواج داشته باشد.(از وزارت کشور)
نحوه صدور پروانه: 1- به فرمانداری مراجعه کرده و درخواست ازدواج می دهند و فرمی پر میکنند بعد آن فرد از مرد گواهی نامه می گیرد به معنی ازدواج نکردن آن شخص در کشور خود بدون اجازه زن ایرانی.2- به رسمیت شناساندن آن ازدواج از طرف کشور متبوع.3-حال اگر تهیه گواهی نامه برای فرد مقدور نباشد با رضایت زن ایرانی مجوز صاد می شود اگر مرد غیر مسلمان باشد باید گواهی تشرف به دین اسلام را نیز ارائه دهد. گذرنامه باید مهر بیش از 3 ماه خورده باشد.
ازدواج زن خارجی با مرد ایرانی ماده 976 ق.م. باید مجرد بودن زن خارجی محرز شود.
ماده2: مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر جزء در محل ماموریت خود نمیتوانند انجا م وظیفه ی نمایند. اقدامات آنها در خارج از محل خود اعتبار قانونی ندارد .این ماده بحث صلاحیت را بررسی می کند  که آیا در اعمالی که انجام می دهند  صلاحیت دارند یا نه؟ براساس ماده 1208 ق.م اسناد در سه گروه تصمیم میشوند:1- اسنادی که در دفاتر اسناد تنظیم میشود مثل سند مالکیت.2- اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ازدواج و طلاق تنظیم میشود مثل نکاح و طلاق3- اسناد که در سایر ادارات تنظیم میشود مثلاً مثل گذرنامه که در شهربانی و اداره ثبت تنظیم میشود. این سه گروه اسناد رسمی است به شرطی که مامور تنظیم آن صلاحیت داشته باشد.
شرط رسمی بودن سند سه مورد است:
1-مامور,مامور رسمی دولت باشد 2- دارای صلاحیت(ذاتی- نسبی) باشد3- سند طبق مقررات تنظیم شود.
صلاحیت ذاتی: امری که از طرف مافوق به مامور محول می شود. مثلا سر دفتر اسناد رسمی صلاحیتش تنظیم اسناد رسمی است نه تنظیم شناسنامه.
صلاحیت نسبی: عبارتست از حدود و اختیاراتی که از طرف مقام مافوق به مامور محول میشود 1- از حیث قلمرو و زمان 2- از حیث قلمرو و مکان 3- از حیث وضعیت حقوقی  اشخاصی که برای آنان سند تنظیم میشود. مثلا سر دفتران اسناد رسمی شهرستان قم فقط در حوزه قضایی شهر قم می توانند تنظیم سند انجام دهند سر دفتر ازدواج و طلاق هم همینطور. اما مردم شهرستانهای دیگر میتواند بیایند و در دفاتر رسمی شهرستان قم معاملات خود را تنظیم کنند.
سر دفتری که منفصل میشود ارتباط او موقتاً با سازمان مربوط قطع میشود و حق انجام معامله و نکاح ندارد  حق ثبت اینها را ندارد چون منفصل از خدمت است پس از تعلیق(حکم صادر نشده) و رفع انفصال( حکم صادر شده) میتوانند به کار خود برگردد.
از حیث وضعیت حقوقی: براساس ماده 31 ق.د.ا.س.ر و مواد 51.52.53 ق.ث این سر دفتران رسمی ازدواج و طلاق حق ندارند معاملات مربوط به اقوام سببی و نسبی خودد را تا درجه 4 از طبقه 3 ثبت کنند.
همچنین معاملات خود , افرادی که تحت قیمومت آنها هستند اشخاصی که آنها در  ولایت او هستند , حق ندارد معاملات اینگونه افراد را ثبت کند. اگر در شهرستانی تنها یک سر دفتر بود با حضور دادستان یا نماینده یا رئیس دادگاه معامله انجام خواهد شد,سردفتران اسناد رسمی حق ندارند دفتر اسناد رسمی( ازدواج طلاق را در بر نمیگیرد) را نزد اصحاب معامله ببرند. اگر شخص مریض باشد با حضور نماینده دادستان اگر نبود با حضور  دو نفر از معتمدین محلی آن دفتر خانه می تواند معامله  را ثبت کند. ماده 14آ.ن.م مصوب1317. برای شخص زندانی نیز با حضور نماینده دادستان در زندان معامله و …. ثبت می شود.

رئیس سازمان ثبت و معاون قوه قضایه
امور کل اسناد و سر دفتران
اداره کل امور املاک
اداره کل ثبت اسناد و املاک استان
معاونت اسناد
دادگاه بدوی انتظامی سر دفتران
هیئت نظارت
معاونت املاک
دو مرجع مهم ثبتی: 1- هیئت نظارت 2- شورای عالی ثبت
ترکیب اعضاء : 1- اعضا ء  هیئت نظارت, دو قاضی دادگستری- رئیس ثبت استان یا قائم مقام او یک عضو علی البدل (قاضی باشد یا کارمند) 2- دو قاضی دیوانعالی کشور و یک نفر معاون املاک در خصوص پروند های مربوط به اختلاف املاک و یک نفر معاون اسناد در خصوص پروند های مربوط به اختلافات و اشتباهات در اسناد بنا براین دیوان عالی کشور دو شعبه دارد( شعبه اسناد شعبه املاک). حوزه صلاحیت – حوزه قضایی استان – حدود اختیارات طی ماده 25 ق.ث در 8 بند میباشد- مقر آن در اداره کل ثبت اسناد و املاک استان.
ماده 6 ق.ث  و ماده 25 ق.ث: حوزه صلاحیت کل کشور ایران طبق ماده 25 مکرر قانون ثبت تجدید نظر آراء هیئت نظارت است و فقط یک شورای عالی ثبت در ایران می باشد آنهم در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل جلسه می دهد.
مواردی که هیئت نظارت  آن را بررسی میکند:
اسنا د معارض:یعنی نسبت به ملکی که چند سند وجود داشته باشد می گویند آن ملک دارای سند معارض است. مثلا یک باب خانه با سند شش دنگ به شماره پلاک 250 بخش 1 قم به مبلغ 300 میلیون تومان در تاریخ 20/8/78 سند مالکیت به اسم آقای محمد صادر شده( سند مالکیت موخر- سند معرض ) از طرفی شش دانگ این خانه در تاریخ24/5/75   به اسم آقا حسن ثبت شده است.
اگر نسبت به ملکی دو سند صادر شود چون هر دو قانونی است. بنابراین سند مالکیت مقدم( سند مالکیت موخر تاریخ « سندی که تاریخ آن عقب تر است») تا حکمی صادر نشود می تواند معاملات خود را در دفتر اسناد انجام دهد منتها در موقع معامله به خریدار باید تفهیم شود که نسبت به این ملک سند معارض وجود دارد. سندی که تاریخ آن جلوترصادر شده حق معامله ندارد فقط می تواند حقوق فرضی خود را مطالبه کند و آنرا به اشخاص صلح کند. و همچنین نسبت به ملکی که سند معارض صادر شده , نمیشود آنرا  تفکیک و قطعه قطعه کرد اگر خود به این نکته اشاره نکند و نگوید سند معارضی وجود ندارد شخص فروشنده کلاهبردار خواهد بود. برای اسناد معارض یک لایحه ی به تصویب  رسیده به نام دو لایحه قانونی راجع به ثبت اسناد معارض و آیین نامه اجرایی مصوب سال 1352.
طرز رسیدگی به این اسناد معارض:
1-همینکه نسبت به ملکی سند مالکیت معارض صادر شد و اداره ثبت اسناد و املاک مطللع گردید بلافاصله به تمام دفاتر اسناد رسمی بخش نامه میشود که نسبت به این ملک سند معارض صادر شده از انجام هر گونه معامله خوداری میشود.
2- کارشناس میفرستد به محل آن ملک که نقشه ملک را میکشند و وضعیت ملک را بررسی کرده و صورت مجلس میکنند , نظر می دهند یعنی از نظر شکلی بررسی میکنند و نظر خود را به هیئهت نظارت می فرستد هیئت نظارت براساس آن صورت مجلس و گزارش که ثبت محل می دهد بررسی میکند و رای صادر میکند که مثلا نسبت به این ملک سند مالکیت معارض صادر شده است. این رای به طرفین ابلاغ میشود. حال میتوان به این رای اعتراض کرد. در اعتراض اول به شورای عالی ثبت میرود در اعتراض بعد به دیوان عدالت اداری مراجعه میشود. وقتی رای قطعی شد به دارنده سند مالکیت معارض ابلاغ  میشود و به آن گفته میشود که از تاریخ ابلاغ دو ماه مهلت قانونی دارد که به دادگاه مراجعه کنید و دادخواست بدهید اگر ظرف مدت 2 ماه مراجعه نکرد دارای سند مالکیت مقدم به دادگستری مراجعه و گواهی طرح عدم دعوا را گرفته. این گواهی را به ثبت اسناد میدهد این اداره بدون هیچ ملاحضه ی سند مالکیت معارض را باطل میکند. پس آراء هیئت نظارت فقط سند مالکیت را باطل میکند و اما اگر در مدت دو ماه قانونی دادخواست دادگاه از نظر شکلی بررسی میکند . هر کدام از اسناد مالکیت که طبق قانون صادر شده مورد تایید و هر کدام طبق قانون صادر نشده  مبطل اعلام میشود. پس دادگاه میتواند هر دو سند را باطل کند در حالی که هیئت نظارت فقظ سند معرض را میتواند باطل کند. مواد 3و4و5 و 1 آیین نامه اجرائی.
نکته: براساس ماده 6 لایحه قانونی اگر آن فردی که ممنوع از انجام معامله بود( دارای سند معارض) یک معامله نسبت به سند معارض انجام دهد به یک برابر بهای مورد معامله جریمه میشود و دفتری حق انجام این گونه معاملات را ندارد و اگر انجام دهد به انفصال ابد محکوم میشود. کارمندان ثبت اسناد و املاک که درگیر این معاملات شوند به دو سال تا ابد منفصل از کار محکوم میشوند و مشول مرور زمان نمیشود.
اسناد مالکیت معارض راجع به حدود ملک:
معمولا املاک از طریق دیوار , سنگ چین و… از هم مجزا میشوند و از هم جدا میشوند در هر حال در اسناد مالکیت ذکر میشود
در اینجا هر دو مدعاً که دیوار برای هر کدام است یعنی دو سند برای یک دیوار مشترک  هر کدام ادعا می کنند که دیوار برای خودشان است به این حدود گویند. حال یک سندی صادر شده , که نوشته این ملک حق عبور از ملک مجاور را دارد اما سند مالکیت مجاور در آن این حق قید نشده است. صرف رسیدگی مطابق با عین است( در صلاحیت هیئت نظارت است).
ماده 117 ق.ث
هر کس به موجب سند رسمی  یا عادی نسبت به عین و منفعت مالی اعم از منقول یا غیر منقول حقی به شخص و اشخاصی داده و بعد نسبت به همان عین یا منفعت به موجب سند رسمی معامله و تعهدی معارض با حق مزبور  انجام دهد به حبس از سه سال تا ده سال محکوم میشود.
مال منقول:
1-   شخصی یک اتومبیل را با سندی عادی به یکنفر می فروشد و باز با سندی عادی به دیگری می فروشد.
2-   – – – – – – – – – – – – – – — – – —  – – – — – – — – – سند رسمی————-
3-   ——— — – – –سند رسمی – – – – – – – – – – – – – سند رسمی- – – – – – – – –
4-   – – – — – – — – –   سند رسمی – – – – – – – – – – – – –  سند عادی — – – – – – – –
براساس تعریفی که کردیم گزینه3 و 2 یک معامله معارض است اما گزینه 1و4 کلاهبرداری است.
هرگاه معامله دوم با سند رسمی باسد آنرا معالمه معارض گویند . اما اگر معامله دوم با سندی عادی باشد کلاهبرداری نامیده میشود مثل موارد 1 و 4
مال غیر منقول:
1-   شخصی خانه ای را با سندی عادی به یک نفری میفروشد و باز با سند عادی به دیگری میفروشد.
2-    – — – – – — – – – – – – – – — – – –  – — – – – – –  – سند رسمی – – – – — – – –
3-   – – – — – — – – سند رسمی – – – – – – – –  – – —  – —  سند رسمی- – – – — – – –
4-    – – – – – – – –  سند رسمی— – – – – – – – – – – – – —  سند عادی – – – – – – – – .
در ملکی که در اداره ثبت اسناد و املاک به ثبت رسیده باید نسبت به این ملک اگر معامله ی میخواهد واقع شود حتما در دفتر اسناد رسمی  انجام بگیرد اگر بصورت عادی معامله انجام بشود هیچ محکمه ای حق رسیدگی ندارد. طبق مواد 46 ,47 ,48 ق.ث بنابراین با توجه به این ماده سند عادی معاملات غیر منقول حتما باید سندی باشد که قابلیت تعارض با سند رسمی را داشته باشد. در معاملات منقول شخص مخیر است که معاملات خود را بصورت عادی انجام دهد یا رسمی دادگاهها میتوانند این معاملات عادی را بپذیرند اما در معاملات غیر منقول چون ثبت سند در دفاتر  الزامی است لذا اگر معامله غیر منقولی با سند عادی صورت گیرد چون هم وزن با سند رسمی نیست قابل تعارض نیست چون معامله اول با سند عادی و معامله دوم با سند رسمی این معامله معارض نیست و این کلاهبرداری است در واقع یکی از مصادیق جزائی که  با مواد دیگری تطبیق داده میشود بنابراین در 4 حالت  3و2 معمله معارض است و در حالت دیگر کلاهبرداری است.
جرم معامله معارض از جرائم عمومی است بدون شاکی خصوصی قابل تعقیب است گذشت شاکی موجب موقوفی تعقیب نمیشود .
اختلاف در  تصرف بند 1 ماده 25
شخصی میخواهد ملکش را به ثبت برساند در حین ثبت ملک, یک نفر دیگر  مدعی تصرف میشود رسیدگی به این دعوا   در صلاحیت هیئت نظارت است نحوه رسیدگی , به اداره ثبت اسناد مراجعه میشود اداره ثبت اسناد مدارک طرفین را میگیرد یک وقت معاینه محلی معین میکند طرفین دعوا می توانند مدارک همدیگر ملاحضه کنند( تبادل لوایح) در روزی که معاینه انجام میشود کارشناس به محل میرود مدارک و گزارش از معتمدین محلی را صورت مجلس میکند و اینها را به هیئت نظارت میفرستد و رای میدهد که از کدام یک از این اشخاص ثبت پذیرفته شود. مستند ماده 1 آیین نامه اجرایی اسناد معارض.
در دفتر اسناد رسمی اشخاص مراجعه کرده و قصد تنظیم سند دارند اگر شما با مشکلی مواجه شوید تا قبل از تنظیم سند میتوانید این مشکل را از اداره امور اسناد پرسش کنید بند 3 ماده 8 آیین نامه اجرای, ولی اگر سندی را تنظیم کردید و دچار اختلافی شوید رسیدگی با هیئت نظارت است.
اشتباه در عملیات تفکیکی:  یعنی کسی زمینی دارد و میخواهد آنرا به قطعات کوجکتر تقسیم کند. (افراز , تقسیم و تفکیک معنی اینها با هم تفاوا دارد ولی نتیجه همه اینها یکی است.)
طبق بند 6 ماده 25ق.ث:
اگر در تفکیک آپارتمان و یا ملک اشتباهی پیش بیاید اگر این اشتباه منجر به سند رسمی بشود یا منجر به سند مالکیت بشود رفع اشتباه با هیئت نظارت است ولی اگر منجر به این دو مورد نشود رفع اشتباه با خود اداره ثبت اسناد و املاک است چون هنوز سندی ثبت نشده است .
بند 8 ماده 25 ق.ث:
رسیدگی به اعتراضات اشخاص نسبت به نظر ثبت در مورد تخلفات و اشتباهات اجرای با هیئت نظارت است. بعنوان مثال اجرایه ی صادر شده مبنی بر تخلیه ملک , اجرایه  میاید به اداره ثبت  که نهایتا باید ملک تخلیه بشود اساس خانه  فرد را  به بیرون بریزند. در این موارد بلافاصله شما بعنوان وکیل میتوانید به عملیات اجرایی اعتراض کنید مثلا بگویید ابلاغ صریحا انجام نشده است طبق ماده 222 آیین نامه اجرای رئیس ثبت به این شکایت رسیدگی میکند و رای صادر میکند یا این شکایت را رد میکند  یا تایید میکند فرد شاکی میتواند بعد از ابلاغ رای به او  ظرف 10 روز به این حکم اعتراض کند این اعتراض در هیئت نظارت بررسی میشود.
ماده 7 ق .ث:
براساس ماده 7 و 1 آیین نامه یک سری دفاتر قانونی داریم این دفاتر قانونی دارای اهمیت بسیاری است چون اصول اسناد رسمی در آنها به ثبت میشرسد , مثل دفتر ازدواج , دفتر اسناد رسمی اینها 12 جلد دفتر است.1- دفتر املاک 2- دفتر املاک توقیف شده 3- دفتر موقوفات 4- دفتر اسناد رسمی 5- دفاتر گواهی امضاء 6- دفاتر ثبت شرکت ها 7- دفتر توزیع اظهارنامه  8- دفتر املاک مجهول مالک. این 12 جلد دفتر چون قانونی است مقررات خاصی دارد اولا همه ی آنها باید جلد داشته باشد ثانیا به لستثنا ء ی دفترتوزیع اظهارنامه و املاک مجهول مالک بقیه دفاتر باید  سر رسید و تمام اوراق او شماره گذاری شود به نحو مثلث و تمام اوراق به امضاء نماینده دادستان برسد و به مهر دادسرا در آن خورده باشد در برگ اول  و آخر نوشته شود این دفتر دارای چند برگ است و از چند شماره ی شروع و با چه شماره ی ختم میشود. دفتر املاک علاوه  به این مقررات دوجلدی است که یک جلد در مرکز در تهران یک جلد در شهرستان یعنی تمام معاملاتی که انجام میشود در دفتر املاک  شهر قم ثبت میشود و هم در دفتر املاک تهران ثبت میشود.
براساس آیین نامه سال 1380 این دفاتر املاک فقط یک نسخه در شهر مورد نظر دارند و تهران حذف شد.
ماده 8 ق.ث:
دفتر املاک که یکی از دفاتر قانونی است  به دلیل اهمیتی که دارد و زمانی که ملکی تقاضای ثبت شد نهایتا مراحل قانونی باید در دفتر املاک به ثبت برسد و رونوشت این دفتر املاک سند مالکیتی است که  در ید مردم است و این از از مالکیت آنان چنان اهمیتی دارد حتی از حکم دادگاه هم بالاتر است و لذا طبق قانون اشخاص ذی نفع میتوانند این دفتر املاک را ملاحضه کنند طبق ماده 6 آیین نامه مصوب 1311 , این ماده براساس ماده 164 آیین نامه 1317 حذف مقررات جدید هم وضع نشد و لذا در حال حاضر حتی افراد ذی نفع هم نمیتوانند این دفاتر را ملاحضه کنند. طبق ماده 212 و 213 آ.د.م گواهی از دادگاه گرفته و به اداره  ثبت اسناد رفته و دفتر  املاک را ملاحضه کرده و مستنداد را از این دفتر برداشت کند .
ماده9: اعلان ثبت عمومی.  ماده  10: شماره گذاری املاک ( پلاک کوبی) .  ماده11: تقاضا ثبت املاک . ماده12: املاکیکه مجهول مالک اعلام گردیده بدون محدودیت زمانی مبادرت به ثبت انها خواهد شد در حال حاضر املاک طی این ماده به ثبت میرسد.
ماده 9: 1-براساس ماده 9 ق.ث ابتدا هر شهرستانی که طبق ق.ث اسناد مصوب سال 1310 باید به ثبت عمومی گذاشته شود و مردم را مکلف کرده به اینکه تملک آنها به ثبت برسد. هر چقدر ادارت ثبت کوچکتر و با توجه به شهر تقسیم شده باشند ثبت راحت تر خواهد شد. این بخش ها را بوسیله حدود طبیعی از هم جدا می کنند مثل رودخانه کوه , شوارع, این بخشش های که از سال 1310 تا 1314 که کل کشور ایران به ثبت عدمی رسید هنوز این بخش به سبک و سیاق برقرار است تغییری در ان داده نشده است. مثلا شهرستان قم به  9 بخش تقسیم شده است. 2- در هر بخش حدود چهار گانه آنرا مشخص می کنند.3- اگر دهکده یا روستا های در این بخش وجود دارد آن را هم مشخص می کنند یک نوبت در روزنامه کثیر الانتشار, توسط معاونت قوه قضایه و رئیس سازمان ثبت آگاهی منشر میشود در این آگاهی به مردم اعلام می شود به عنوان مثال بخش 1 شهرستان قم به ثبت  عمومی گذاشته میشود و از تاریج فلان طبق ماده 10 ق.ث شماره گذاری املاک شروع خواهد شد. مالکین در محل حضور  داشته باشند که حقی از انها تضعیف نشود. مطابق اگهی ماده 9 , آگهی ماده را شروع میشود براساس  اگهی ماده 10 همین حدودی که در ماده 9 ذکر شده بود مجددا اعلام میشود و به مردم گوش زد میشود که کسانی که در این بخش مالکیت دارند مامورین ثبت به ا ملاک انها مراجعه و به هر ملکی اعم از مغازه ملک زراعتی مستقلات شماره ی می دهند این شماره در اصطلاح پلاک ثبتی  گویند پلاک ثبتی یک فلز مستطیلی شکل است. که در وی آن ثبت املام بخش شهرستان نمره ملک ذکر شده است. این پلاک ثبتی در یک دفتر توزیع نام مالک شماره پلاک مباحث ملک قید می شود و در واقع بانک اطلاعاتی املاک است در حال حاضر کل کشور ایران املاکشان دارای  شماره ثبتی  است و در این دفتر ثبت شده است. به این دفتر بانک اطلاعاتی املاک گویند. براساس این  پلاک ثبتی ملک شخصیت ثبتی پیدا میکند این آگهی  در سه نوبت منتشر میشود اول  ماه وسط ماه و آخر ماه بعد به ملکی که پلاک داده شد یک اظهارنامه ثبتی نیز داده میشود.  در آگهی ماده 10 قید میشود که مالکینی که به آنها پلاک ثبتی داده شده در این  بخشی که اگهی شده مکلفند از تاریخ اولین انتشار ماده 10 ظرف مدت 60 روز طبق ماده 18 ق.ث نسبت به ثبت ملکشان اقدام نمایند اگر در این مدت قانونی افدام به ثبت ملک نکرد ملکشان مجهول  مالک به شمار میرود.
مجهول مالک :  مجهول مالک در عرف ثبتی با  مجهول مالک در ق.م فرق دارد در ق.م اموال منقول یا غیر منقول اگر مالکی نداشته باشد به ان مجهول مالک گویند  ولی در مسائل ثبتی ملک مالک دارد ولی در مدت قانونی اقدام به ثبت نکرده و ملکش مجهول مالک معرفی شده است.
اظهارنامه: یک فرم مخصوص که از طرف سازمان ثبت در موقع شمار گذاری املاک به مالکین داده میشود که براساس این اظهارنامه اقدام به ثبت ملک بکنند این اظهارنامه ثبتی یکی از پرونده های ثبتی است که در زمان مطالعه اظهارنامه باید این فرم را نیز مطالعه کرد چون مبنای مالکیت است.
مندرجات اظهارنامه: طبق ماده 22 ق.ث 1- نام و نام خانوادگی مالک 2- شماره شناسنامه 3- محل اقامت مالک 4- تابعیت متقاضی 5- نوع مال غیر منقولی که درخواست ثبت میشود ضمن تایید , شماره پلاک , مشخصات و حدود و اجزاء و متعلقات آن.
در مسائل ثبتی چه ملکی  در اداره ثبت اسناد و املاک به ثبت میشرد و چه معامله ی در دفتر اسناد رسمی به ثبت میرسد؟
5-   شرح حقوق عینی: حقی است که ملک در املاک مجاور دارد مثل حق ازتفاق , حق انتفاع و حق رهن.
6- مدارک: مدارک مالکیت باید ضمیمه اظهارنامه بشود ( قباله و بنچاق). فرق قباله و بنچاق در این است که قباله سندی است که در دست ماست و بنچاق به ان اسناد قدیمی و گذشته گفته میشود قباله معمولا در امور غیر مالی هم از آن صحبت میشود مثل قباله نکاح ولی بنچاق قاعدتا مالی است.
پلاک بر دو نوع است :1- پلاک فرعی 2- پلاک اصلی.
پلاک اصلی: در اجرای ماده 10 املاک و مستقلات شهری داده میشود  و پلاک فرعی در روستاها داده میشود در روستا ها یک پلاک اصلی داده میشود و طبق آن پلاک  پلاک های فرعی  به  منازل , زمین های زراعتی داده میشود . طبق ماده 10 به املاک  شهری که پلاک اصلی داده شده  این پلاک  های اصلی در اثر قطعه بندی طبق واژه ثبتی حقوقی( تفکیک ملک , افراز ملک ) در هر ملکی که تفکیک و افراز بشود پلاک فرعی داده میشود. مثال : تفکیک آپارتمانها که دارای یک پلاک اصلی و چندین پلاک فرعی می باشند.
فرق بین افراز و تفکیک:  درافراز معمولا مالکینش از یک نفر بیشتر است ولی در تفکیک ممکن است مالکش یک نفر باشد و یا ممکن است مالکینش چندین نفر باشد. در تفکیک باید کل مالکین با تفکیک موافق باشند و در دسترس باشند ولی در افراز نیاز به اجازه کل مالکین نیست.
براساس  ماده 10 موضوع تصرف تشخیص متصرف به عنوان مالکیت فوق العاده اهمیت دارد به موجب ماده 35 ق.م تصرف به عنوان مالکیت دلیل مالکیت است و تقاضای ثبت از کسی پذیرفته میشود که ملک را به عنوان مالکیت در دست دارد و تصرف را بشناسد , متصرف را تشخیص بدهد و بفهمد مالکیت به چه صورتی پدید دار میشود.
ماده 11:  براساس این ماده املاکی که شماره گذاری شده است و بعد به مردم فرصت داده شد ظرف مدت 60 روز از اولین انتشار اگهی ماده 10 املاکی که شماره گذاری ده مکلف به درخواست ثبت هستند و در نتیجه در ظرف این 10 روز چمامچه افرادی با اظهارنامه ثبتی  اقدام به تقاضای ثبت ملک نموده اند اما آنها در ظرف مدت 10 روز از اولین انتشار آگهی ماده 10 قوث در روزنامه منشر , در دونوبت به فاصله 30 روز و به آگهی نوبتی مشهور است و از اهمیت حقوقی زیادی برخوردار است به این معنی که اگر نسبت به ملکی سند مالکیت صارد بشود ولی آگهی نوبتی صادر نشود میتوان سند مالکین را باطل کرد این آگهی بدل این است که مردم اطلاع پیدا بکنند از ثبت املاک و اگر اعتراضی به این ثبت دارند اعتراض خودشان را در وقت مقرر به اداره ی ثبت بدهند. کسانی که در  مدت 60  روز اقدام به ثبت نکرده اند املاکشان مجهول مالک معرفی میشود این املاک براساس ماده 13 ق. ث هر زمانی که مالکین قصد ثبت ملک دارند می تواند با مراجعه با ادراه ثبت ملک خود را به ثبت برسانند براسا ماده 10 و 11 کثیری از مردم اقدام به قبت ملک نموده و عده ای هم در این مدت 60 روز موفق به ثبت ملکشان نشد ند و در حال حاضر اقدام به ثبت ملک خواهند نمود. طبق  مجوزی که ماده 12 به آن داده است.
طریق ثبت ملک: 1- تنظیم یک استشهاد محلی مبنی بر اینکه این ملک از چه شخصی خریداری شده حدودش چقدر است و ادعای مالکیت و تصرف داردو از مردم هم طلب شهادت می کند.
طریقه نگارش استشهاد : استعلام میشود از آقایانی که( مطلعینی که) اطلاع کامل دارند شش دانگ خانه به پلاک فلان واقغ در بخش فلان و در خیابان فلان به این حدود شرق- جنوب – شمال – غرب حقوق ارتفاق دارد یا ندارد و ملکی و متصرف اینجانب می باشد. از آقایان مذکر تقاضا میشود مالکیت و تصرف اینجانب را نسبت به پلاک مذکور ذیلا گواهی نمائید.
این استشهادیه بعد تنظیم به اداره ثبت اسناد و املاک داده میشود در مرحله دوم اداره ثبت یک کارشناس به محل اعزام میکند مستندات متقاضی را مطالعه و از مردم پرسش میکند در اینجا این نماینده باید تصرفات این متقاضی را مبنا آنرا دفتر توزیع اظهارنامه قرار دهد ببیند این متقاضی چگونه با پلاکی که در دفتر توزیع اظهارنامه است ارتباط  پیدا دارد مثلا اگر فرض کنیم پلاک 230 اصلی باشد در دفتر توزیع اظهارنامه به نام حسین غفاری  در حالیکه متقاضی محسن رضوی نامی است که باید این دو نام با بنچاق و قباله یکسان باشند.3- تنظیم صورتمجلس او از تصرف مالکانه توسط کارشناس براساس قباله و بنچاق ها به نحوی که منطبق بشود با نامی که در دفتر توزیع اظهارنامه است به عنوان بانک اطلاعاتی املاک. اگر این مدارک موجود نبود ( قباله و بنچاقها) مردم باید گواهی بکنند از مالکیت اینجا خبر  داریم که متعلق به این شخص است و نام مالکین گذشته را ببرند اگر در قید حیاتا امضا بکنند اگر در قید حیات نیستند مردم گواهی کنند. با  همه این تفاسیر اداره ثبت به نتیجه نمیرسد و بین مالک و اداره ثبت اختلاف بوجود می ۀید , در این مورد طبق بند 1 ماده 25 مرجع رفع  این اختلاف هیئت نظارت  است.
تصرف:  یکی از آثار مالکیت بلکه دلیل مالکیت طبق قانون مدنی این است که شخص مالک اولا ملک خود را در اختیار داشته باشد.و از ان استفاده بکند و یا بتواند هر قسم مداخله ای در آن نماید. به عبارت دیگر تصرف عبارت است از سلطه و اخطدار مادی که شخص بر مالی مینماید و تصرف بر دو نوع است 1- معنوی  2- مادی

منبع : وبلاگ سید حسین میری اسفندآبادی

مقاله ای از دكترسيد محسن پنج تنی

بخش اول: كليات

مبحث اول: آئين ثبت اسناد و تفكيك آن از حقوق اسناد

ازاولين قوانیني كه بعد از انقلاب مشروطه تصويب شد قانون ثبت اسناد در 139 ماده بود لذا مي توان مدعي شد كه عمر حقوق ثبت نوين معادل عمر قانونگذاري در ايران است با اين حال به دلايل مختلف و من جمله فقدان تأليفات متنوع و گسترده، حقوق ثبت رشته اي نوپاست و تقسيم بندي هاي دقيق موضوعات در اين رشته بنحوي كه آموزش و تدوين قواعد مربوط به اين آئين را تسهيل نمايد صورت نپذيرفته است.

اولين تقسيم بندي موضوعات حقوق ثبت كه ضروري به نظر مي رسد تفكيك آئين ثبت اسناد از حقوق اسناد است. در حقوق املاك هم تقسيم و تفكيك آئين ثبت املاك از حقوق املاك و تدوين قواعد و احكام خاص هر قسمت ضروري به نظر مي رسد.

گفتار اول: آئين ثبت اسناد

آئين ثبت اسناد شامل موضوعات و قواعدي مي شود كه بر روند شكل گيري اسناد رسمي حاكميت دارد و پروسه شكل گيري سند رسمي و حقوق و تكاليف مأمور تنظيم كننده سند حقوق و وظايف طرفين يا طرف ذينفع را در هر مرحله از مراحل تنظيم سند رسمي تبيين و ترسيم مي كند.

مواردي همچون:1-احراز موضوع حق. 2-احراز حق. 3-احراز سمت. 4-احراز اهليت و غيره در اين بستر مطرح مي شوند كه بعداً در بخش اركان سند رسمي به آن خواهيم پرداخت. پروسه ثبت سند پس از تكميل و ختم اعتبار امر مختومه پيدا نموده و هرگونه تغيير و دخل و تصرف در آن مستلزم رعايت تشريفات جديد و تنظيم سند اصلاحنامه مطابق مقررات مي باشد. موضوع اين مقاله در بستر آئين ثبت اسناد قرار مي گيرد.

گفتار دوم: حقوق اسناد

پس از صدور سند رسمي آئين ثبت سند رسمي به پايان مي رسدو ابتدا محتويات و مندرجات سند رسمي اعتبار قانوني پيدا مي كند و بلافاصله آثار حقوق سند رسمي و حقوق و تعهدات ناشي از آن آغاز مي شود. آثاري مانند تمليك مبيع، تمليك ثمن، اشتغال ذمه، تحقق زوجيت، انجام طلاق و …. امكان صدور اجرائيه، اثر سند رسمي نسبت به اشخاص ثالث و همه اين موضوعات در بخش حقوق اسناد قابل طرح است.[1]

مبحث دوم: تعريف اركان سند رسمي

بعضي نويسندگان براي سند رسمي دو ركن قائل شده اند كه عبارتست از : 1-حدود صلاحيت مأمورين .          2-تنظيم سند طبق مقررات قانون.[2] اين تقسيم بندي هرچند صحيح بوده و ماده 1288 قانون مدني مبتني مي باشد ولي بسيار كلي و اجمالي است و ماهيت اسناد رسمي را بازتاب نمي دهد.

ماده 190 قانون مدني چهار شرط اساسي را براي صحت معامله ذكر مي نمايد كه عبارتند از :

1-قصد و رضاي طرفين. 2-اهليت طرفين. 3-موضوع معين كه مورد معامله باشد. 4-مشروعيت جهت معامله. موارد چهارگانه فوق را مي توان ركن ماهوي سند رسمي ناميد. اما دو نكته را بايد مورد توجه قرارداد اول اينكه اركان ماهوي سند رسمي محدود به چهار مورد فوق نيست و موارد ديگري نيز بعنوان ركن ماهوي سند رسمي وجود دارد كه به آن خواهيم پرداخت دوم اينكه سند رسمي علاوه بر اركان ماهوي اركان شكلي و يا تشريفاتي مانند ضرورت ثبت سند رسمي در دفتر جاري دارد كه آنها را نيز مورد بررسي قرار خواهيم داد. منظور از اركان Fundaments يا essential element ستونها، پايه ها و اساس و عناصر قوام دهنده يك شيء مي باشند كه بدون وجود آنها شيء دچار نقصان مي شود و در مورد اركان سند رسمي مي توان گفت اركان سند رسمي مواردي اساسي هستند كه براي صحت و اعتبار سند رسمي ضرورت دارند و فقدان آنها صحت واعتبار سند رسمي را مخدوش مي نمايد.

بخش دوم: اركان سند رسمي

مبحث اول: اركان ماهوي سند رسمي

گفتار اول: موضوع حق

موضوع حق چيزي است كه حق بر آن حمل مي شود و از نظر منطقي ثبوت و اثبات موضوع حق برخود حق مقدم است مادامي كه وجود موضوع حق مردد است اسناد و مدارك  مثبت حق نيز به تبع ترديد در وجود موضوع مردد خواهد شد. بعنوان مثال هشت جلد سند مالكيت ششدانگ آپارتمان ضرورتاً اثبات كننده حق مالكيت فرد يا افراد  بر هشت واحد آپارتمان نيست زيرا ممكن است آپارتمانها تخريب شده باشد و در حال حاضر هيچ آپارتماني وجود نداشته باشد بنابراين اثبات وجود موضوع حق بر وجود حق مقدم است. طبق ماده 61 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب سال 1317 «تنظيم و ثبت معاملات اشخاص به عنوان شركت يا نمايندگي شركت قبل از احراز شخصيت حقوقي آنها ممنوع است.» ماده فوق تأييدي بر ضرورت تقدم منطقي وجود موضوع حق برخود حق است.

طبق تبصره 8 ماده 100 قانون شهرداريها  دفاتر اسناد رسمي مكلفند قبل ازانجام معامله قطعي د رمورد ساختمانها گواهي پايان ساختمان و در مورد ساختمانهاي ناتمام گواهي عدم خلاف تا تاريخ انجام معامله را كه توسط شهرداري صادر شده باشد ملاحظه و مراتب را در سند قيد نمايند.

گفتار دوم: احراز حق و اختيار

احراز حق و اختيار يافتن رابطه سلطه معتبر ذهني و دروني يك يا چند شخص بر موضوع حق مي باشد كه پس از اطمينان از وجود موضوع حق اهميت پيدا مي كند احراز حق ركن سند رسمي است زيرا در صورتي كه حقي براي فرد وجود نداشته باشد تنظيم سند رسمي نسبت به موضوع حق براي وي ممكن نيست بعنوان مثال فردي كه بر ملكي مالكيت ندارد نمي تواند آن را انتقال دهد لذا تنظيم سند رسمي انتقال براي او ميسر نيست يا شخصي كه بر محجور ولايت ندارد نمي تواند حضانت يا سرپرستي وي را به ديگري توكيل كند.

بند اول: اموال غيرمنقول

احراز حق در مورد اموال غيرمنقول بشرح زير است.

الف-با توجه به مقررات قانون ثبت خصوصاً ماده 22 احراز حق در خصوص اموال غيرمنقول ثبت شده از طريق ملاحظه سند مالكيت و اطمينان از عدم بازداشت و عدم وجود حقوق عيني براي اشخاص ثالث در آن صورت       مي پذيرد.

ب-در مورد املاك غيرمنقول در جريان ثبت از طريق استعلام جريان ثبتي و دقت در متن آن امكان پذير است.

نكته: علاوه بر رعايت موارد الف و ب در مورد اموال خارج از محدوده شهرها باعنايت به قانون مرجع تشخيص اراضي موات و ابطال اسناد آن مصوب 1365 و قانون حفاظت و بهره برداري از جنگلها و مراتع مصوب اصلاحي 1348 و قانون تسهيل تنظيم اسناد رسمي در دفاتر اسناد رسمي مصوب 1385 احراز مالكيت پس از استعلام از اداره جهاد كشاورزي و اطمينان از اينكه مورد استعلام جزء مستثنيات بوده و موات يا جزء اراضي ملي شده نمي باشد بعمل مي آيد.

بند دوم: اموال منقول

قسمت اول: اتومبيل[3]

اتومبيل يكي از مهمترين اموال منقولي است كه انتقال آن به موجب سند رسمي انجام مي شود. احراز مالكيت اتومبيل به استناد اسناد رسمي انتقال اتومبيل و تأييد به اداره راهنمايي و رانندگي انجام مي شود.

نكته 1: در عمل اداره راهنمايي و رانندگي نقش بايگاني و ثبت نقل و انتقالات اتومبيل را انجام مي دهد.

نكته 2: در صورتي كه اداره راهنمايي و رانندگي در گواهي هاي صادره شماره سند رسمي انتقال و دفترخانه مربوطه را درج نمايد احراز حق به نحو اطمينان بخشي انجام خواهد شد.

قسمت دوم: ساير اموال منقول

روش احراز حق در خصوص ساير اموال منقول بايد تعييني و قابل استناد باشد به عنوان مثال در مورد امتياز ها و پروانه ها مانند پروانه بهره برداري از معدن , امتياز بهره برداري از تلفن , استعلام از مرجع صالح براي اعطاي اشتراك و امتياز طريقه مناسبي براي احراز حق است.

گفتار سوم: احراز سمت

در اين مرحله لازم است مشخص شود كه متقاضي اعمال حق اصيل است يا نماينده و اگر نماينده است ضوابط حاكم بر نمايندگي مزبور، مستند سمت نمايندگي و حدود اختيارات نماينده، زوال و بقاء سمت مورد بررسي قرار گيرد.

الف) ضوابط قانوني حاكم بر نمايندگي ها متفاوت است براي مثال ضوابط حاكم بر وكالت در قانون مدني و ضوابط حاكم بر قيوميت و امانت و ولايت و وصايت در قانون مدني و قانون امور حسبي تبيين شده و هر كدام ويژگي و محدوده خاص خود را داراست.

ب ) مستند سمت نمايندگي در هر حال بايستي رسمي باشد سند عادي را نمي‌توان مستند سمت در سند رسمي قرار داد چنانچه سند عادي مستند سمت در سند رسمي قرار گيرد ترديدپذيري سند عادي به سند رسمي سرايت نموده و پايه‌هاي امنيت و اعتماد به سند رسمي را تخريب مي‌نمايند. اذاجاءالاحتمال بطل  الاستدالال

ج ) حدود اختيارات هريك از گونه‌هاي مختلف نمايندگي متفاوت است و بايد در تنظيم سند مورد توجه باشد مثلاً قيم حق انتقال اموال غيرمنقول صغير را طبق ماده 83 قانون امور حسبي بدون تصويب دادستان ندارد و از سوي ديگر طبق ماده 73 همان قانون دادستان و دادگاه حق دخالت در امور محوله به ولي يا وصي را ندارد.

د ) در صورتي كه نمايندگي به هر دليلي خاتمه پيدا كرده باشد نماينده سابق حق تنظيم سند رسمي تحت آن سمت را ندارد بعنوان مثال چنانچه ولي ولايتاً از طرف مولي عليه خود به شخصي وكالت فروش ملكي را داده باشد پس از رسيدن مولي عليه به سن 18 سالگي سمت ولايت و به تبع آن وكالت زايل مي‌شود.

نكته: مستند سمت نمايندگي از سوي اشخاص حقوقي حقوق خصوصي بايد رسمي باشد و سند عادي نمي تواند مستند سمت نمايندگي از سوي اشخاص حقوقي حقوق خصوصي باشد.

گفتار چهارم: احراز اهليت

طبق ماده 958 قانون مدني هر انسان متمتع از حقوق مدني خواهد بود ليكن هيچكس نمي تواند حقوق خود را اجراء كند مگر اينكه براي اين امر اهليت قانوني داشته باشد. طبق ماده 57 قانون ثبت مسئول دفتر نبايد معاملات اشخاصي را كه مجنون يا غيررشيد يا به نحوي از انحاء قانوني ممنوع از تصرف هستند ثبت نمايد مگر اينكه معامله بوسيله قائم مقام قانوني اشخاص مزبور واقع شود.

بموجب قانون رشد متعاملين مصوب 1313 اشخاصي كه به سن 18 سال شمسي تمام رسيده اند در محاكم عدليه و ادارات دولتي و دفاتر اسناد رسمي رشيد محسوب مي شوند مگر اينكه عدم رشد آنها به طرفيت مدعي العموم در محاكم ثابت گردد.

ماده 1210 قانون مدني رسيدن صغار به سن بلوغ (دختر 9 سال قمري و پسر 15سال قمري) را دليل رشد قرارداده و خلاف آن را محتاج اثبات دانسته، بنابراين صغار پس از رسيدن به سن رشد حق دخالت در كليه امور خود را دارند مگر امور مالي كه در تبصره 2 همان ماده استثناء شده است. (رأي وحدت رويه شماره 30 مورخ 3/10/1364)

اعمال كنندگان حق اعم از اينكه اصيل باشند يا نماينده و قائم مقام قانوني بايد اهليتشان احراز شود تا بتوان آثار عمل حقوقي را به آنها يا به مرجع نمايندگي آنها بار نمود در غير اينصورت سند رسمي فاقد ركن اهليت بوده و قابل ابطال مي باشد.

گفتار پنجم: احراز هويت

طبق ماده 58 قانون ثبت اسناد و املاك و به تصريح ماده 8 آئين نامه قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 احراز هويت متعاملين به موجب شناسنامه معتبر آنها صورت مي‌پذيرد.

طبق ماده 2 قانون الزام اختصاص شماره ملي و كدپستي براي كليه اتباع ايراني مصوب 1376 و بخشنامه شماره 6234 مورخ 18/2/1381 رياست جمهور و كد 703 مجموعه بخشنامه هاي ثبتي احراز هويت علاوه بر شناسنامه با كارت ملي نيز صورت مي‌پذيرد.

در روند احراز هويت متعاملين تطبيق اطلاعات موجود در شناسنامه و كارت ملي با شخصي كه مدعي هويت مندرج در آنها است اهميت زيادي دارد و احراز هويت محدود به تطبيق چهره شخص با عكس موجود در مدارك هويتي نمي شود، بلكه علاوه بر آن تطبيق ساير اطلاعات هم بايد صورت پذيرد. مثلاً  در صورتيكه سن در مدارك هويتي 40 سال است ولي فردي كه مورد احراز هويت قراردارد حدوداً 20 ساله تشخيص داده شود، بايد اشكالي در كار باشد و ضرورت دارد بررسي بيشتر جهت احراز هويت صورت پذيرد و نيز در صورتيكه مدارك نشان مي دهد كه فردي متولد و ساكن مشهد است ولي نحوه تكلم مدعي هويت حكايت از فردي آذربايجاني و يا كرماني دارد.

در اين صورت بايد بررسي و تحقيق را گسترش داد و علاوه بر اين موارد مفروض است كه افراد بعضي اطلاعات را داشته باشند مانند محل ازدواج ، تعداد و جنسيت فرزندان، تاريخ تولد فرزندان و مشخصات همسر و تاريخ صدور سند مالكيت و غيره در صورتيكه فرد مدعي هويت خاص از پاسخ دادن به اين اطلاعات ناتوان باشد بايستي در روند احراز هويت ترديد وارد نمود.

نكته: ماده 50 قانون ثبت در صورت ترديد، تصديق هويت توسط شهود را پيش بيني نموده است و ماده 59 افرادي را كه شهادت آنها پذيرفته نمي شود را احصاء نموده است و افراد بي سواد جزء آنها نيست، لذا اين سوال قابل طرح است كه آيا شهادت افراد بي سواد قابل قبول است يا خير؟ با توجه به اينكه شهود بايد عباراتي را كه در دفتر جاري راجع به هويت شخص نوشته شده درك كند و پس از آن دفتر را امضاء نمايد و در آينده نيز نتواند مدعي عدم فهم كلمات شود لذا به نظر نگارنده ذكر كلمه امضاي شهود در ماده 50 قانون ثبت قرينه بر اين است كه حكم ماده مشمول شهود باسواد مي شود و شهود بي سواد نمي توانند هويت متعاملين را تصديق نمايند.

چنانچه سردفتر حتي با وجود شهود معروف و معتمد نتواند هويت اشخاص را احراز كند طبق ماده 52 قانون ثبت بايد از ثبت سند خودداري نمايد. زيرا ترديد در هويت متعاملين صحت و درستي سند رسمي را مردد مي نمايد.

گفتار ششم: احراز رضايت

در مورد اسناد رسمي انشاء معامله بوسيله امضاء و اثر انگشت اثبات مي شود اصحاب معامله و طبق ماده 18 آئين نامه قانون دفتر اسناد رسمي سردفتر و نماينده هيچ سندي را نبايد امضاء نمايد مگر آنكه وارد دفتر شده و به امضاء اصحاب معامله رسيده باشد.

طبق ماده 65 قانون ثبت «امضاي ثبت سند پس از قرائت آن توسط طرفين معامله يا وكلاي آنها دليل رضايت آنها خواهد بود.» ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران به ضرورت امضاء اصحاب معامله در ثبت سند اشاره دارد. رضايت در اسناد رسمي بدون علم و درك مفاد سند ممكن نيست.

بنابراين آثار سند رسمي و احكام ناشي از عمل حقوقي بايد براي طرفين روشن باشد و در صورتيكه يكي از اصحاب دعوي كور و كر يا گنگ و بي سواد باشد و يا زبان فارسي نداند تفهيم مفاد سند از طريق معتمد و مترجم انجام و انشاء سند با امضاء و اثر انگشت آنها صورت مي پذيرد. در صورتي كه سند رسمي فاقد ركن رضايت باشد ديگر نمي توان به صحت و درستي آن اعتماد كرد و چنين سندي قابل ابطال مي باشد.

گفتار هفتم: احراز صحت عمل حقوقي

در ماهيت اسناد رسمي عقود و ايقاعات تحقق مي يابند و هريك از عقود و ايقاعات اعم از اينكه به صورت عمل حقوقي معين تنظيم شوند و يا نامعين ويژگيهاي خاص قانوني خود را داراست كه در تنظيم سند رسمي بايد مورد لحاظ واقع شوند. به عنوان مثال طبق ماده 772 قانون مدني در عقد رهن و طبق ماده 59 همان قانون در وقف، قبض شرط صحت است. بنابراين اين نكته در هنگام تنظيم سند رهني و يا وقفي بايد رعايت شود و همچنين تعليق در ضمان طبق ماده 699 قانون مدني موجب بطلان عقد ضمان است لذا تنظيم ضمان معلق به صورت سند رسمي ممنوع است و در صورت تنظيم قابل ابطال مي باشد. همچنين درجائي كه قرار است وكالت اعطائي از سوي ولي مورد استناد واقع شود چنانچه مولي عليه كبير شده و ولايت ولي ساقط شده باشد اختيارات اعطائي در اين وكالت به تبع سقوط ولايت ساقط مي شود. بنابراين در هنگام تنظيم سند بايد به ماهيت عمل حقوقي اي كه در اسناد رسمي شكل مي گيرد توجه نموده و شرايط هر يك از آنها را در نظر گرفت در صورتيكه شرايط صحت عمل حقوقي مزبور رعايت نشود سند رسمي قابل ابطال است.

مبحث دوم: اركان شكلي سند رسمي

تشريفات در اسناد رسمي اهميت فراواني دارد بطوري كه بعضي از آنها را مي توان ركن سند ناميد. عدم رعايت تشريفاتي كه ركن سند هستند رسميت سند را مخدوش مي نمايد. ما اين تشريفات را در گفتار اول بررسي مي نمائيم.

گفتار اول: تشريفاتي كه ركن سند رسمي هستند

بند اول: تنظيم سند رسمي به زبان فارسي

طبق دستور اصل پانزدهم قانون اساسي زبان و خط رسمي و مشترك مردم ايران، فارسي است و متون رسمي بايد به اين زبان و خط باشد. طبق ماده 61 قانون ثبت اسناد و املاك « هرگاه طرفين معامله يا شهود، زبان فارسي را ندانند و مسئول دفتر نيز زبان آنها را نداند اظهارات آنها به وسيله مترجم رسمي ترجمه خواهد شد.»

اصل 15 قانون اساسي و ماده 61 قانون ثبت اسناد  واملاك دلالت بر وجوب تنظيم سند به زبان فارسي دارد.

بند دوم: تنظيم اسناد در اوراق مخصوص 

ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي و كانون سردفتران و دفترياران مقرر مي‌دارد: « كليه اسناد در دفترخانه‌هاي اسناد رسمي و در اوراق مخصوصي كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در اختيار دفترخانه قرار داده مي‌شود تنظيم مي‌گردد…» ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمي دلالت بر وجوب تنظيم سند در اوراق مخصوصي كه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور تهيه و به دفاتر اسناد رسمي ارائه مي‌شود دارد. بنابراين تنظيم سند در غير اوراق مزبور فاقد رسميت خواهد بود.

بند سوم: ثبت كليه محتويات سند در دفتر جاري

به دستور ماده 56 قانون ثبت اسناد و املاك و مواد 18 و 29 قانون دفاتر اسناد رسمي، اسناد رسمي بايد حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشيه سجل و ظهر در دفتر مخصوص ثبت شوند مواد فوق دلالت بر وجوب ثبت اسناد در دفتر مخصوص دارد.

نكته اول : محتويات سند بايد با ثبت دفتر برابر باشد. اين برابري را مي‌توان به دو نوع تقسيم كرد:

1-برابري عيني

2- برابري مضموني

برابري عيني: منظور از برابري عيني آن است كه هر آنچه محتويات سند را تشكيل مي‌دهد شامل توضيحات و اصلاحات متن و غيره عيناً به همان صورت كه در سند است در دفتر ثبت شود به نحوي كه عيناً  محتويات سند مانند نشانها و علامتها و توضيحات آن با ثبت دفتر برابر باشد.

برابري مضموني: منظور از برابري مضموني آن است كه محتويات سند به صورت اصلاح شده در ثبت دفتر وارد شود مثلاً چنانچه متن سند توضيح اصلاحي داشته باشد آنچه كه اصلاح شده است در دفتر ثبت گردد يا اينكه ارقامي كه در سند به صورت عددي نوشته شده است در دفتر به صورت حروفي وارد شود در اين حالت مضمون رقم حروفي با عددي برابر است اما برابري از نظر مضمون و مفهوم است نه عين و عين يك رقم عدد است و عين رقم ديگر حرف است.

بند چهارم: تاريخ سند رسمي

نكته اول : ضرورت درج تاريخ صحيح در اسناد رسمي

اصل هفدهم قانون اساسي مي‌گويد مبدأ تاريخ رسمي كشور، هجرت پيامبر اسلام (ص ) است و تاريخ هجري شمسي و هجري قمري هر دو معتبر است اما مبناي كار ادارات دولتي هجري شمسي است.

ماده (9) آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مي‌گويد: «در كليه اسناد و دفاتر و قبوض بايد تاريخ شمسي قيد گردد.» طبق ماده 19 آئين نامه مذكور متعاملين بايد در يك جلسه اسناد  ودفاتر مربوطه را امضاء نمايند. طبق شق 4 ماده صد قانون ثبت اسناد و املاك  چنانكه هر يك از مستخدمين دولت و اجزاء ثبت اسناد و املاك و صاحبان دفاتر اسناد رسمي عامداً تاريخ سند يا ثبت سندي را مقدم يا مؤخر در دفتر ثبت كند به مجازاتي كه براي جعل و تزوير اسناد رسمي مقرر است محكوم خواهد شد.

نكته دوم : اعتبار تاريخ سند رسمي نسبت به اشخاص ثالث

 اولاً: با توجه به آنچه در نكته اول اين بند راجع به درج تاريخ صحيح در اسناد رسمي و ضمانت اجراي كيفري آن ذكر شد و ثانياً با توجه به تشريفات قانوني حاكم بر مكان تنظيم سند و نيز ثالثاً با عنايت به دخالت مامور رسمي دولت در تنظيم سند رسمي طبق ماده 1305 قانون مدني تاريخ اسناد رسمي حتي بر عليه اشخاص ثالث معتبر است.

بند پنجم: مكان تنظيم سند رسمي

قسمت اول: اصل حاكم بر مكان تنظيم سند رسمي

محل دفتر اسناد رسمي مكان تنظيم سند رسمي است و طبق ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب 1317 سردفتران حق ندارند دفاتر را از محل كار خود به منزل اصحاب معامله ببرند. طبق قسمت آخر ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي هرگاه مراجع قضائي ملاحظه دفاتر جاري را لازم بدانند مي‌توانند آن را در محل دفترخانه ملاحظه نمايند. خارج كردن دفاتر از دفترخانه حتي به درخواست مراجع قضائي ممنوع است.

نكته: بعضي قضات با اين استدلال كه ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني ناسخ ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي است دستور خارج كردن دفاتر جاري و بردن آن به محل دادگاه را مي دهند كه به دو دليل استدلال آنها صحيح نيست.

اول- « ابراز نمودن و در دسترس قضات قراردادن دفاتر» كه در ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني ذكر شده در محل دفترخانه امكانپذير است.بنابراين ماده 105 آئين دادرسي مدني و ماده 21 قانون دفاتراسناد رسمي قابل جمع مي باشد.

دوم- اگر « در دسترس قرار دادن » را به تحويل به دفتر دادگاه معني كنيم بايد در نظر داشت كه ماده 21 قانون دفاتر اسناد رسمي خاص مقدم است و ماده 105 قانون آئين دادرسي مدني عام مؤخر است و عام مؤخر خاص، مقدم را نسخ نمي‌كند. لذا منع خروج دفاتر از دفترخانه به دادگاه به قوت خود باقي است و سردفتران حق خروج دفاتر را به خارج از دفترخانه ندارند.

قسمت دوم: استثنائات حاكم بر مكان تنظيم سند

اول: طبق شق دوم ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي چنانچه محقق شود كسي كه مي خواهد معامله كند مريض باشد دراين صورت بايد تنظيم سند و ثبت معامله با حضور نماينده مدعي‌العموم محل و در نقاطي كه دسترسي به مدعي‌العموم نباشد با حضور دو نفر از معتمدين محل به عمل آيد.

دوم: طبق تبصره 2 ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي براي تنظيم اسناد زندانيان، سردفتري كه از طرف اداره كل ثبت معين مي شود مكلف است دفاتر اسناد رسمي را به دفتر زندان برده، سند را با حضور نماينده دادستان شهرستان تنظيم و ذيل سند و ثبت دفتر مراتب را قيد و به امضاء ذينفع و نماينده مزبور برساند.

سوم: طبق تبصره 1 ماده 14 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي سردفتران مكلفند دفاتر اسناد رسمي را براي ثبت معاملات دولتي و بنگاههاي عمومي به محلي كه اداره كل ثبت تعيين و دستور مي‌دهد برده و سند را در آن محل تنظيم و ثبت نمايند.

بند ششم: اجازه مدعي العموم

طبق ماده 22 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي تنظيم وثبت معاملاتي كه از طرف قيمين صغار و محجورين نسبت به اموال آنها در دفاتر واقع مي‌شود بدون اجازه كتبي مدعي‌العموم محل ممنوع است.

بند هفتم: معاملات با شرط وكالت

در مورد معاملات با شرط وكالت خارج بايد شرط مزبور در همان سند قيد شود و تنظيم سند شرط نامه جداگانه طبق ماده 27 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي ممنوع است. علت ممنوعيت ياد شده مربوط به اين است كه وكالت خارج بخشي از شرايط معامله اوليه است و در صورتي كه در سند جداگانه نوشته شود بر خلاف نظر متعاملين عمل حقوقي وكالت صورت مستقل خواهد داشت.

بند هشتم:ذكر پلاك ثبتي و حدود و فواصل

در كليه اسناد معاملات املاك بايد شماره پلاك  وحدود و فواصل ملك مورد معامله طبق ماده 32 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي قيد گردد و اگر شماره پلاك ثبتي و حدود و مشخصات ملك درج نشده باشد مورد معامله مردد بوده و نمي‌توان معامله را رسماً به مصداق خاصي حمل نمود لذا عدم درج پلاك ثبتي و مشخصات ملك در سند رسمي آن را از رسميت مي‌اندازد.

بند نهم: گواهي انحصاروراثت در مورد انتقال سهم الارث

طبق ماده 40 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي در مورد معاملات وراث متوفي نسبت به اموال موروثي، وقتي مي‌توان سند معامله تنظيم را تنظيم و ثبت نمود كه گواهي انحصار وراثت ارائه شو د و بين آنها در سهم الارث توافق باشد.

بند دهم: استملاك اتباع بيگانه

د رمورد تنظيم سند تملك اموال غيرمنقول براي اتباع خارجه تحصيل اجازه از اداره ثبت بر مبناي مقررات حاكم بر موضوع طبق ماده 42 آئين نامه تنظيم دفاتر اسناد رسمي لازم است . اسناد انتقال اموال غيرمنقول به اتباع خارجه كه بدون رعايت ترتيبات فوق انجام شده باشد رسميت قانوني ندارد.

بند يازدهم: استملاك اتباع ايراني كه ترك تابعيت نموده‌اند

تنظيم و ثبت اسناد معامله غيرمنقول براي اتباع ايران كه ترك تابعيت نموده‌اند و مطابق قانون حق خريد اموال غيرمنقول در ايران را ندارند طبق ماده 44 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي ممنوع است. لذا تنظيم سند بدون اخذ اجازه مزبور آن را از رسميت مي‌اندازد.

 بند دوازدهم: انتقال املاك موقوفه

در مورد انتقال املاك موقوفه و  تبديل به احسن آنها طبق ماده 60 آئين نامه دفاتر اسناد رسمي بايد اجازه اداره اوقاف ارائه شود.

 گفتار دوم: تشريفاتي كه رعايت آنها ضروري است ولي عدم رعايت آنها سند را از رسميت نمي اندازد

 تنظيم سند رسمي كاري است فني است و رعايت تشريفات در آن اهميت فراوان دارد بعضي از اين تشريفات اساسي و مهم هستند و بعضي ديگر از تشريفات جنبه اساسي ندارد.عدم رعايت تشريفات غيرمهمه سند رسمي را از رسميت نمي اندازد ولي براي متخلف مسئوليت مدني، جزائي يا انتظامي بدنبال دارد. دريافت حق الثبت ، داشتن گواهي خدمتي، دريافت گواهي مالياتي و بسياري موارد ديگر الزام آور است، اما عدم رعايت موارد فوق الاشاره رسميت سند را مخدوش نمي كند و تنها براي متخلف مسئوليت بدنبال دارد. ماده 1294 قانون مدني مقرر مي دارد عدم رعايت مقررات راجعه به حق تمبر كه به اسناد تعلق مي گيرد سند را از رسميت خارج نمي كند.

مقدمه

ازآنجا که حقوق اساسی جزئی از حقوق عمومی است و آن را از زمره ی حقوق داخلی می نامند که به روابط مربوط به دولت پرداخته و قواعد مندرج در قانون اساسی را بررسی کرده و با بررسی نهادهای سیاسی به چگونگی روابط بین فرمانروایان و فرمانبران با توجه به سلسله حقوق و تکالیفی که دولت و مردم نسبت به یکدیگر و خود فرمانروایان وجود دارد ، می پردازد .

تبیین حقوق مدرن با تقسیمات آن اعم از حقوق اساسی ، حقوق مدنی ، حقوق اداری و سایر شقوق موجوده از علم حقوق اگرچه ریشه ای کهن و بستری به فراخنای تمدن بابِل ، کتیبه ی حمورابی ، الواح ده گانه ی موسی ، عدالت کورش و تمدن زردتشت و تمدن بزرگ اسلامی دارد لیکن با توجه به نیاز روز اجتماع به مفاهیم تخصصی تر ، جزئی تر و ریزتر تقسیم شده اند که علی رغم انشقاق ظاهری دارای کنش و واکنش متقابل با هم بوده و تحلیلی جامع و کامل از مفهوم هر یک از تقسیمات برشمرده بدون اشاره به تعریف مفهوم علم دیگر ناقص به نظر می رسد .

اگرچه کنکاش درموضوع حقوق اساسی و هر یک از فروع آن مستلزم صرف زمان و پشتکار و دانش درخور می باشد چندان که شایسته ی بحث است موضوع به قدر کفایت تشریح گردد لیکن بضاعت اندک و طفل راه بودن این جانب ناگریز از ارئه ی این مطلب در حد برگ سبزی تحفه ی درویش به حضور جویندگان راه دانش و طالبان بی تاب علم حقوق است .

حقوق اساسی به مفهوم امروزی با انقلاب پارلمانی 1678 م انگلیس که به تشکیل پارلمان با عنوان نماینده حقوق مردم و تحدید اختیار پادشاه با عنوان قدرت مطلقه در قالب نظام مشروطه ی سلطنتی جان گرفته و با انقلاب 1874 امریکا و انقلاب 1879 فرانسه جان دوباره ای گرفته و با جنگ های انفصال امریکا ( 1925 م ) موضوع حذف نظام برده داری از سیستم اقتصادی جهان و تاسیس جامعه ی جهانی 1918 و سازمان ملل متحد 1945 و تشریع قوانین بین المللی منشور ملل متحد ، قوانین حقوق بشر ، حمایت از زنان ، حمایت از اطفال،حمایت از آوارگان و پناهندگان دارای سرعتی درخور جهان پست مدرنیزم وشایسته ی کرامت انسانی گردید .

در ایران با انقلاب مشروطه ی 1285 که اخیرا صدمین سالگرد آن نیز گرامی داشته شد کشورمان در بستر سیال و فقه پویای اسلام که مدیون چهره های نواندیش که مثال بارز آنها مرحوم آیت اله العظمی میرزای نائینی پا به صراط تیزتر از شمشیر و باریک تر از موی حفظ ِ حقوق حقه ی مردمی که نه تنها مطالباتی نداشته بلکه کمترین اطلاعی نیزاز حقوق خود نداشتند ، گذاشت؛ مثل طی ّطریق در هر راه تازه ای خالی از مخاطره و اشتباه نبوده لیکن نظام فعلی حاکم و وضعیت فعلی ما بی تاثیر از رشادت ها ، شهادت هایی چون مدرس ، مصدق و سایر اشخاص بانام و گمنامی که رفاه و سعادت حداقلی ما مدیون آن می باشد نیست . ملی شدن صنعت نفت و بسترسازی انقلاب اسلامی از نتایج چنان رشادت هایی است .

آنچه برما تکلیف است کوشش در تبیین حقوق ملت و وقوف ذوی الحقوق بر حقوق مسلمه ی خود با هر وسیله زبان ، کلام ، کتاب و رفتار صحیح خود می باشد ؛ آنچه این پژوهش دنبال می نماید تبیین طرق ارائه ی خدمت دانشجویان رشته ی حقوق در آینده ای نه چندان دور پس از فارغ التحصیلی است . سردفتری اسناد رسمی به عنوان یکی از طرق ارائه ی خدمت و یکی از مظاهر تمدن و علم جدید حقوق مورد اهتمام این پژوهش می باشد .

تاریخچه ی دفاتر اسناد رسمی

تشکیلات دفاتر اسناد رسمی در« حقوق رومی – ژرمنی » تا حدود زیادی شکل سازمان یافته ی خود را پیدا نموده و در حقوق فرانسه ، سوئیس و آلمان نقش اساسی در تضمین امنیت معاملات در کشورهای مذکور ایفا نموده به نوعی که حقوق فعلی ثبت کشورمان که در 1310 ه . ش تدوین یافت، به طور کلی در ارکان ، هیئت و اجزا مقتبس از حقوق مدنی «  civil code» سوئیس بوده و تغئیرات آتی آن بنا به دلایل مختلف دربرگیرنده ی حقوق سایر ملل بوده است . در حقوق کشور ما نیز فقه به عنوان چشمه ی جاری حقوق اشاراتی مبسوط به مقوله ی ثبت اسناد داشته هرچند حقوق و فقه ما با اغماض گرایش به جنبه ی عرفی قضیه داشته و اسناد را در زمره ی سایر ادله همچون اقرار ، شهادت و سوگند برشمرده و در صورت تعارض و تهافت هر یک از ادله مطابق قاعده ی فقهی « الدلیلان اذا تعارضا تساقطا » امتیازی خاص برای اسناد رسمی قائل نبوده و مطابق با اهمیت سایر ادله مورد بررسی و استناد قرار داده است ؛ به همین علت با بررسی قانون مدنی بعد از انقلاب اسلامی در بررسی و تطابق قوانین با شرع انور امتیاز خاص ّ برشمرده برای اسناد رسمی بدین مضمون که « نسبت به امور مالی بالغ بر 500 ریال صرفا مستندات طرفین متداعیین که مستند به سند رسمی باشد قابل بررسی در محاکم دادگستری است » از زمره ی قوانین موضوعه مملکتی حذف گردید .

در خصوص تاریخچه ی دقیق دفاتر اسناد رسمی به مفهوم امروزی آن اولین بار به موجب ماده ی 81 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 ه . ش بدین مضمون « در نقاطی که وزارت عدلیه مقتضی بداند برای تنطیم اسناد رسمی ، دفاتر رسمی به عده ی کافی معین خواهد کرد … » حیات حقوقی خود را واجد گردید .

تغئیرات آتیه جهت تطبیق دفاتر اسناد رسمی با مقتضیات روز به سال 1354 ه. ش با تدوین و تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران صورت پذیرفته که کانون سردفتران و دفتریاران نیز به عنوان یکی از نهادهای مدنی حافظ منافع سردفتران و دفتریاران حائز اهمیت مضاعفی است که نباید از یاد برد . اصلاحات آتیه همگی با وجود نقایص در زمان خود جهت بهبود امور وضع گردیده که تغئیرات و اصلاحات اساسی را نیز می طلبد .

تعریف دفترخانه ی اسناد رسمی :

« دفترخانه ی اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود . سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است . »

در ماده ی 2 آن قانون طریقه ی انتصاب سردفتر چنین پیش بینی شده است :

« اداره ی امور دفترخانه ی اسناد رسمی به عهده ی شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می شود . »

اهمیت دفاتر اسناد رسمی :

هدف از تاسیس دفاتر اسناد رسمی عمدتا تنسیق و تنظیم روابط مالی مردم که خود تاثیر بسزایی در تضمین امنیت ِحقوقی جامعه و قانونمندبودن هریک از معاملات ِ منعقده و تامین سلامت معاملات و جلوگیری از مناقشات ، منازعات بی حدّ و حصر ناشی از عدم انطباق تمایلات طرفین متعاقدین با قوانین موضوعه مملکتی و عدم ثبت و ضبط اسناد می باشد .

آنچه حائز اهمیت است رعایت حقوق مردم وبهره مندی آنان از مزایای قانونی معاملات سالم و حفظ مواردی همچون موارد مندرج در اصول متعدده ی قانون اساسی همچون حق ّ بهره مندی از مالکیت خصوصی مندرج در اصل چهل و هفتم   ، چهل و نهم   قانون اساسی بند پنجم اصل چهل و سوم ، اصل یکصد و پنجاه و ششم با مضمون پشتیبانی از حقوق فردی و اجتماعی و تحقق بخشیدن به عدالت و نظارت بر حسن اجرای قوانین و ماده ی پنج فرمان 8 ماده ای مورخ 25 آذر 1361 حضرت امام خمینی : « هیچ کس در مال کسی چه منقول و چه غیرمنقول و در مورد حق کسی دخل و تصرف کند یا توقیف و مصادره نماید مگر با حکم حاکم شرع ، آنهم پس از بررسی دقیق و ثبوت حکم از نظر شرعی » . اینها شواهدی اندک از تاثیر نقش دفاتر اسناد رسمی در اثبات مالکیت خصوصی بلا تخدیش اشخاص ملت در مقابل دست گزنده ی دولت جائر احتمالی خواهد بود . وجود یک سند رسمی در ید ِ مالک آن نشان دهنده ی یقینی مالکیت بوده که در صورت تعدی دولت به آن ظلم آن مضاعف گونه جلوه می نماید .

لازم به ذکر است که ماده ی 1285 قانون مدنی درخصوص اهمیت اسناد رسمی میتواند شایان توجه باشد.

تبیین جایگاه حقوقی دفاتر اسناد رسمی :

حال با تفاصیل فوق باید دید دفاتر اسناد رسمی چه جایگاه و منزلتی داشته و چگونه استیفای حقوق عامه را برآورده می نماید .

تعریف دفاتر اسناد رسمی :

بطورکلی به زعم پاره ای از علمای حقوق دفاتر اسناد رسمی از شخصیت حقوقی حقوق عمومی برخوردار بوده و برخی نیز بر اساس فعالیت های دفاتر اسناد رسمی برای آن شخصیت حقوقی ِحقوق خصوصی قائلند که به زعم نگارنده ی این متن شِقّ ِ اول ِ از ارجحیت بشتری برخوردار است علی رغم اینکه در پاره ای امور به شقّ ِ دوم گرایش دارد ؛ تاسیس دفاتر رسمی بدوا به موجب ماده ی 81 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب اسفند1310 پیش بینی شده و تا ماده ی 91 راجع به این نهاد قانونی وابسته به دادگستری اختصاص یافت با این اختصاص یافت با این توضیح که در ماده ی 81 مقرر شد :

« در نقاطی که وزارت عدلیه مقتضی بداند برای تنظیم اسناد رسمی ، به عده ی کافی معین خواهد کرد . هر دفتر رسمی اسناد مرکب از یک نفر صاحب دفتر و لااقل یک نفر نماینده ی اداره ی ثبت اداره ی اداره ی ثبت اسناد . » و سپس در ماده ی 84 همان قانون درباره ی نحوه ی کار و نظارت نماینده اداره ی کل ثبت اسناد و املاک چنین آمده است :

« نماینده ای که از طرف اداره ی کل ثبت و اسناد و املاک برای هر دفتری تعیین می شوند باید در اوقات کار در اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و تعهدی که واقع می شود پس از ثبت در دفتر ِ صاحب دفتر ، در دفتر خود ثبت نماید … »

اما بعدا و با تصویب « قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران » مصوب 25تیرماه سال 1354 اولا مقرر شد که در دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود .» و ثانیا نحوه ی فوق به کلی تغئیر کرد و حضور وجود نماینده ی اداره ی ثبت در محل دفاتر اسناد رسمی حذف گردید و به جای او دفتریار که معاون سردفتر است در عین حال به عنوان نماینده ی اداره ی ثبت نیز تعیین گردید در ماده ی یک این قانون گنجانده شده است که در صفحات قبل بدان اشاره ای گذرا شد.

ارتباط دفاتر اسناد رسمی با حقوق خصوصی :

عمده ی فعالیت های درون یک دفترخانه مبتنی بر اصول حاکم بر قراردادها و تعهدات می باشد ؛ تنظیم روابط ِ میان اشخاص از لحاظ حقوقی عمده ترین دغدغه ی یک سردفتر است . در این اینجا به دلیل عدم تمرکز بحث بر این موضوع از تطویل بحث اجتناب نموده و به مجال دیگری واگذار می نمائیم .

البته این نکته را نباید از خاطر برد که تنظیم روابط بین اشخاص به شرح فوق خود از جمله ی حقوق اساسی افراد یک ملت است .

ارتباط دفاتر اسناد رسمی با حقوق عمومی :

دفاتر اسناد رسمی به عنوان یکی از اجزا قوه ی قضائیه و خدمات آن در زمره ی وظایف کلی رئیس قوه ی قضائیه دربند 14 از اصل سوم قانون اساسی :« تامین حقوق همه جانبه ی افراد از زن و مرد… » و اصل 20 قانون اساسی : « برابری همه در سایه ی حمایت قانون … » و بند 5  اصل 43 قانون اساسی که ازضوابط تامین استقلال اقتصادی جامعه و ریشه کن کردن فقر و محرومیت به شرح مندرج دربند 5 « منع اضرار به غیر و انحصار و احتکار و ربا و دیگر معاملات باطل و حرام » و بند 8 اصل فوق : « جلوگیری از سلطه ی اقتصادی بیگانه بر اقتصاد کشور » و اصل 51 قانون اساسی در رابطه با وصول مالیات منطبق با وظایف سردفتران و از جمله وظایف ایشان در صیانت از قانون و حقوق افراد ملت است .

جهت تفصیل این مساله موضوع را ذیلا به دو بخش حقوق اساسی و حقوق اداری تقسیم می نمائیم .

ارتباط دفاتر اسناد رسمی با حقوق اساسی :

موارد مذکوره در قسمت اخیر مثال هایی بودند که بنا بر اصول قانون اساسی تکالیفی را بر قوه ی قضائیه به طور کلی و دفاتر اسناد رسمی به عنوان زیرمجموعه ی آن حمل نموده است و برخی نیز از تکالیف اختصاصی سردفتران همچون جلوگیری از انعقاد معاملات باطل و حرام ، جلوگیری از سلطه ی اقتصادی بیگانه که نمونه ی آن منع و جلوگیری از معاملات اتباع بیگانه در مَقام خرید اموال غیرمنقول همچون اراضی ، معادن ، قنوات ، چشمه ها ، چاه های نفت و آب ، بنادر و سایر انفال می باشد و سایر مواردی که آتیا هریک را در جایگاه خود تفصیل می نمائیم .

ارتباط دفاتر اسناد رسمی با حقوق اداری :

طبق تعریف قانون ثبت ازموقعیت دفاتر اسناد رسمی در تشکیلات اداری کشور از تشکیلات وابسته به قوه ی قضائیه بوده و اگرچه سعی بر آن است که واقعیت مستقل برای آن قائل گردد و فی الواقع نیز چنین باید باشد . ماده ی 1 قانون دفتر اسناد رسمی جایگاه این تاسیس را چنین بیان می کند :

« دفترخانه ی اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری (1) است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می شود . سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است . »

ماده ی 2 بدین مفهوم : « اداره ی امور دفترخانه ی اسناد رسمی به عهده ی شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری (2) منصوب و سردفتر نامیده می شود . » بنابراین طبق قوانین موجود دفاتر اسناد رسمی زیرمجموعه ی قوه ی قضائیه بوده و از حیث حیطه ی بررسی در قانون اساسی می بایست در بخش مربوط به قوه ی قضائیه مورد تحلیل قرار گیرد .

طبق قوانین موجود اختیارات وزارت دادگستری در این خصوص به رئیس قوه ی قضائیه تفویض گردید .

جایگاه سران دفاتر اسناد رسمی در قانون اساسی:

در قانون اساسی قبل از انقلاب ذکری از مشاغل حقوقی همچون وکالت دادگستری ، مشاوره ی حقوقی به میان نیامده بود لیکن قانونگذار بعد از انقلاب در بحث ِ منع جمع مشاغل دولتی اشاره ی صریحی به عدم جمع مشاغل دولتی با وکالت دادگستری و مشاوره ی حقوقی و نمایندگی مجلس و مدیریت عامل یا عضویت در هیئت مدیره ی انواع مختلف شرکت های خصوصی نموده است .اگرچه ذکر صریحی در قانون اساسی از سران دفاتر اسناد رسمی و دفترخانه ها نیامده لیکن این موضوع بواسطه اشاره قوانین تخصصی درخصوص منع جمع مشاغل دولتی با دفاتر اسناد رسمی می باشد .

مشاغل منافی شغل سردفتری و دفتریاری طبق قانون :

• قضاوت و وکالت دادگستری و عضویت در موسسات دولتی وابسته به دولت و شهرداری ها
• اشتغال به امر تجارت بنا به تعریف ماده ی 1 قانون تجارت   (1)
• عضویت در هیات مدیره و مدیریت عامل شرکت های تجاریو بانک ها و یا موسسات بیمه و موسسات دولتی و یا وابسته به دولت
• مدیریت روزنامه یا مجله اعم از مدیرمسئول یا مدیر داخلی و صاحب امتیاز و سردبیر ( به استثنای نشریه ی کانون سردفتران و مجلاتی که صرفا جنبه ی علمی داشته باشد).

انشقاق اهمیت سران دفاتر اسناد رسمی با سران دفاتر ازدواج و طلاق در قانون اساسی:

مطابق شرح فوق سردفتری اسناد رسمی قابل جمع با مشاغل دولتی و نمایندگی مجلس نبوده و لیکن چنین محدودیتی در مورد سران دفاتر ازدواج و طلاق صادق نبوده و موجود نمی باشد .

مطابق تبصره ی دوم ماده ی 15 قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلسین یا شهردار ِ انتخابی با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری معذور خواهد بود و در این مدت دفترخانه به تصدی دفتریار واجد شرایط که از طرف سردفتر معرفی می شود ، اداره خواهد شد . مدت نمایندگی سردفتر در مجلسین یا خدمت در سمت ِ شهردار انتخابی جز سنوات خدمات وی محسوب می شود .

چنانچه از موارد فوق از جمله شرایط انتخاب سردفتری مسئولیت ها ومحدودیت های حاکم بر شغل سردفتری هویدا می گردد ، شغل مذکور از مجموعه مشاغل حساس و پرمخاطره بوده که انتصاب به آن دارای شرایطی سنگین و از موارد ِ جلوه ی استقلال قوا و تمامی حساسیت های فوق جهت حفظ حقوق اساسی مردم می باشد .

وظایف دفترخانه و سردفتر:

وظایف سردفتر و دفترخانه به 2 بخش کلی و اختصاصی تقسیم نموده که بخش اول را به ذکر کلیات مندرج در قانون اساسی بسنده نموده و تفصیل می نمائیم :

دفاتر اسناد رسمی به عنوان یکی از اجزا قوه ی قضائیه ، خدمات آن در زمره ی وظایف کلی رئیس قوه ی قضائیه دربند 14 از اصل سوم قانون اساسی :« تامین حقوق همه جانبه ی افراد از زن و مرد… » توضیحا در متن فوق مطابق قانون مدنی فرانسه تا آخرین تغئیرات سال 1967 زنان از داشتن اموالِ غیرمنقول و فروش آن بدون اذن ِ شوهر محروم بوده لیکن قوانین حاکم بر فقه اسلامی و قانون ثبت چنین محدودیتی را بر زنان حمل ننموده و سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان مرجع معاملات مردم مسئول صیانت از حقوق زنان می باشند .

اصل 20 قانون اساسی : « برابری همه در سایه ی حمایت قانون … » در خصوص این بند چنانچه که از مفهوم آنها پیداست برابری اشخاص ملت در بهره مندی و برخورداری از امنیت معاملات ، بقا معاملات ، ثبت معاملات ، تبیین روابط ِ حقوقی فی مابین به نحو صریح ، روشن و لاتغیّر تا زمانی که فساد آن به اثبات نرسیده باشد ، بهره مندند .

بند 5 اصل 43 قانون اساسی که ازضوابط تامین استقلال اقتصادی جامعه و ریشه کن کردن فقر و محرومیت به شرح مندرج دربند 5 « منع اضرار به غیر و انحصار و احتکار و ربا و دیگر معاملات باطل و حرام » . در مورد ِ این بند نقش دفاتر اسناد رسمی در جهت منع اضرار به غیر معاملات باطل و حرام به عنوان مرجع ِ تطبیق موارد ِ به وجود آمده با قانون و وظیفه ی تطبیق موضوعات با قانون نقش بسزایی در این مورد ایفا می کند .

مطابق با بند 8 اصل فوق : « جلوگیری از سلطه ی اقتصادی بیگانه بر اقتصاد کشور » و اصل 51 قانون اساسی  در رابطه با وصول مالیات منطبق با وظایف سردفتران و از جمله وظایف ایشان در صیانت از قانون و حقوق افراد ملت است .

موارد مذکوره در قسمت اخیر مثال هایی بودند که بنا بر اصول قانون اساسی تکالیفی را بر قوه ی قضائیه به طور کلی و دفاتر اسناد رسمی به عنوان زیرمجموعه ی آن حمل نموده است و برخی نیز از تکالیف اختصاصی سردفتران همچون جلوگیری از انعقاد معاملات باطل و حرام ، جلوگیری از سلطه ی اقتصادی بیگانه که نمونه ی آن منع و جلوگیری از معاملات اتباع بیگانه در مَقام خرید اموال غیرمنقول همچون اراضی ، معادن ، قنوات ، چشمه ها ، چاه های نفت و آب ، بنادر و سایر انفال می باشد که قبلا نیز به آن پرداختیم .

وظایف اختصاصی دفاتر اسناد رسمی :

طبق قانون ثبت اسناد و املاک مصوب سال 1310 ه . ش وظایف مسئولین دفاتر از قرار ذیل است :

1- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون .

2- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.

3- تصدیق صحت امضا .

4- قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارد .